Collinor IRP - Leistungsmerkmale

Management

• Zentrales Informationsportal für das Management
• Von der verdichteten Darstellung bis zum Einzellnachweis
• Nach frei beschreibbaren Kriterien verdichtete ad hoc Darstellungen im Dialog
• Alle Beziehungen der Kunden, Lieferanten... zum Portfolio, Projektklasse, Projekt und den beteiligten Ressourcen werden schnell und einfach interaktiv beauskunftet
• Umfangreiche Berechtigungsregelung wer welche Daten wieweit sichten darf
• Management-Portal im Offline-Modus verfügbar
• Portfoliomanager finden hier ihre gebündelte Übersicht

Controlling

• Kosten - Controlling mit Abbildung der Zuständigkeiten
• Beschriebenes Verhalten wer, wann und wie lange welche Kosten auf welchen Kostenträger melden darf
• Abschlusskennzeichen je Periode
• Gezielte Informationen welche Kosten/Termine bereits überschritten sind, oder bei denen eine Überschreitung droht
• Gezielte Informationen für Ressourcenverantwortliche über den Einsatz der Mitarbeiter (z.B. Überlastung ganzer Bereiche oder Unterlastung Einzelner)

Multiprojektmagagement

• Portfolio- und Programmmanagement
• Abbilden von Projekthierarchien
• Auftragsvergabe an kongruierende Unterprojekte
• Projektübergreifende Darstellung der Kosten, Termine, Budgets und Ressourcen
• Zentrale Datenhaltung in einer Datenbank (z.B. Oracle)
• Neu- und Umplanung unter Berücksichtigung der Projektprioritäten und Reihenfolgen

Portfoliomanagement

• Erfassen und Planen strategischer Ziele
• Budgetierung je Geschäftsjahr (ggf. auch feiner)
• Abbilden einer Budgetverantwortung, mit Budgetbalance je Tag und Zeitraum, inkl. dem Verwendungsnachweis
• Explizite Genehmigung eines Budgetantrages; vereinfachte Bewilligung kann formuliert werden
• Zuordnung der Projekte nach klassifizierenden Merkmalen
• Zuständigkeit und Berechtigungsregelung frei definierbar
• Controlling inkl. Frühwarnsystem bezüglich der Kosten, der involvierten Ressourcen, der Prognosen, erstellter Statusberichte, etc.
• Erfassen und Bewerten von Ideen und Anfragen
• Klassifizieren und priorisieren inkl. Terminverwaltung und Rückmeldung
• Einzel- und Verdichtete ad hoc Auswertungen nach diversen frei definierbaren Kriterien

Projekt- und Terminmanagement

• Zentrales Portal für alle aktuellen Projekte bzw. für das Erstellen neuer Projekte
• Aktuelle Projekte werden nach Mitarbeiter, Abteilung, Organisation, etc in strukturierter Darstellung angezeigt
• Umfangreiche Möglichkeiten zur Beauskunftung der Projekte in Relation zu Kollegen, Lieferanten, Teilen, erstellten Dokumenten, etc
• Checklisten als Assistent bei der Erstellung neuer Projekte
• Modulares Erweitern der Projekte
• Zusammenstellung des Projektteam, und dessen Einsatz im Projekt
• Anfrage und Freigabe bei der Nutzung von Ressourcen kann abgebildet werden
• Priorisierung der Projekte und der Projektphasen möglich
• Fixe und variable Meilensteine
• Methoden zur effizienten Abbildung der Einplanung
• Methoden zur Einplanung der Sachkosten (z.B. zwei Arbeitswochen vor Planstart dieser Phase müssen die Mittel bereitstehen)
• Projektstände können ein Label erhalten
• Projektstände werden automatisch versioniert und stehen zur Differenzbetrachtung zur Verfügung
• Darstellung von Projekten in Gantt-Diagrammen und Netzplänen
• Umfangreiche Gantt-Funktionalität (Vorgänge hinzufügen, ändern, löschen mit zeitlichen Beziehungen)
• Beziehungen zwischen Projekten, z.B. zur Synchronisation über globale Meilensteine
• Differenzierung zwischen Vorgängen und Tätigkeiten
• Unterschiedliche Typen von Tätigkeiten (z.B. Aufgaben, Telefonate, Termine, etc)

Ressourcen

• Portal zur Verwaltung der Ressourcen
• Tages und Wochenmodelle frei definierbar
• Leistungsschlüssel zur Abrechnung frei definierbar
• Fehltage und Feiertage sind integriert
• Rollenzuordnung je organisatorischer Zugehörigkeit
• Berechtigungsgeregelter Zugriff auf Strukturen und Einzelldaten
• Strukturierte Darstellung laut Organisationshierarchie und Fähigkeit
• Strukturierte Darstellung laut Fähigkeit und Organisationshierarchie
• Weitere frei beschreibbare strukturierte Darstellungen
• Planung und Kontrolle der Ressourcen auf allen Ebenen aller Strukturen
• Abbildung der Personalverantwortung (ggf. Eskalation, ggf. Genehmigung bei Einplanung)
• Ressourcenanfrage und Freigabe sowie Restbudgetverwaltung laut Freigabe
• Fluktuationsfolgebehandlung mit sofortiger Wirkung bzw. geplantem Datum; alle Kosten-, Planungs- und Zugriffsrelevante Daten werden behandelt
• Umplanungsassistent bei geänderten Ressourcendaten (Fluktuation)
• Umplanungsjob mit Fehlerprotokoll bei geänderten Ressourcendaten (Fluktuation)
• Simulation auch ohne Projektbezug für Ressourcen und jede Ebene einer strukturierten Darstellung.
• Termin und Kapazitätstreue Planung mit gewichteter Reihenfolge der Projekte
• Alle Plan- und Ist-Daten der Ressourcen sind über alle Ebnen zu jeder Zeit aktuell und benötigen keinen Auswertungs- oder Verdichtungslauf.
• Diverse durch den Anwender erweiterbare Auswertungen

Eskalation

• Portal zum Editieren und Sichten der angewandten Regeln
• Freie Definition in welchem Kontext welche Regel zum Einsatz kommen soll
• Zuordnung der Eskalationsregeln zu den Projekten erfolgt automatisch laut klassifizierender Merkmale der Projekte
• Projekte können mit mehreren Regeln versehen werden
• Freie Beschreibung des Eskalationstatbestandes, der zu meldenden Information bzw. Aktion die nun erfolgen muss, und dem Personenkreis der dezidiert eine Nachricht erhalten soll (i.d.R. eMail mit umfangreichen Beschreibungs- und Verteilungsmöglichkeiten)
• Neben Status und Termininformationen, stehen die Eskalationsregeln für alle Termine und Kosteninformationen des Projektes zur Verfügung.
• Jede Änderung kann behandelt werden; zyklische Läufe prüfen bezüglich einer Verletzung der Termine (falls zuvor keine Aktion im Projekt erfolgt ist)
• Eskalationsregeln können auch zur ausgeprägten Workflow - Steuerung genutzt werden, da neben Statusinformationen oder Eskalationshinweisen auch alle anderen Daten der Arbeitspakete behandelt werden können
• Gezielte Eskalationsmeldungen für den PL und z.B. den Portfoliomanager im Managementportal. Hier werden Zeitpunkt und Ursache der Eskalation inkl. Hinweis auf die Eskalationsregel angezeigt.

Kosten

• Frei beschreibbare Kostenstrukturen als Stammdaten zur Wiederverwendung in Projekten
• Frei gruppierbare Abbildung der Sachkostenschlüssel laut führendem ERP-System
• Zuordnung der Sachkostengruppen je Eintrag in der Kostenstruktur
• Typisierbare(regelbasierte) Kostenzuordnung in der Struktur(z.B. interne- zu externe HR-Kosten bei QS-Aufgaben)
• Strukturierte Projektkontenverwaltung mit zentraler Verwaltung und Freigabe in Abstimmung mit dem führendem ERP-System
• Übernahme der gebuchten Kosten je Kostenträger und Projektkonto aus dem führenden ERP-System.
• Obligoverwaltung je Element einer Kostenstruktur eines Kostenträgers mit Abgleich der erfolgten Bestellungen bzw. dem tatsächlichem Buchungswert.
• Kostensätze je Projektrolle, Mitarbeiter, Organisation, Projekt, Leistungsschlüssel des MA, etc. vereinzelt und kombiniert anwendbar mit Gültigkeitszeitraum.
• Permanent aktuelle Kostendarstellung aller Werte kumuliert, und als Verlauf auf der Zeitachse oder graphisch in mehreren Zeiteinheiten.
• Stichtagsbezogene Betrachtung und Auswertung
• Kostenüberwachung aller Werte nach frei definierbaren Regeln
• Verdichtete Darstellung der Kosten über frei definierbare Strukturen über Projektgrenzen hinaus.

Budget

• Budgetierung je Kostenträger / Projekt, kumuliert bzw. laut zugrundegelegter Kostenstruktur
• Abbilden des benötigten Budgets je Kostenträger kumuliert und im Verlauf
• Deckung des Budgets kumuliert und je Möglichkeit der zugrundegelegten Kostenstruktur
• Methoden zur effizienten Abbildung des Budgetbedarfes auf der Zeitachse inkl. einer Planung der Sachkosten
• Frei definierbare Kontrolle und Frühwarnsystem des Budgetverlaufes (so würde z.B. eine drohende Unterdeckung um x% der externen Dienstleistungskosten zu einer Benachrichtigung führen)
• Ermittlung des aktuell noch benötigten Budgets zur Fertigstellung, auch getrennt nach Geschäftsjahr
• Budgetantrag bis Ablehnung tagesbezogen und kumuliert
• Budgetanfrage und Genehmigung auch vor Planstart des Kostenträgers
• Standardbudgets können abgebildet werden mit ggf. vereinfachter Bewilligung
• Zentrale Übersicht der beantragten Budgets und der Genehmigungen, separiert nach diversen Kriterien
• Abbilden der Budget- Nehmer und Geber je Geschäftsjahr und Portfolio
• Portfoliobudget, Verantwortung, Planung und Kontrolle werden durchgängig unterstützt

Aufwandserfassung

• Erfassung der Aufwände über Timesheet/Rückmeldekomponente
• Projektübergreifende Darstellung der Aufgaben eines Mitarbeiters im Kalender
• Jeder Mitarbeiter sieht seinen persönlicher Arbeitsvorrat, auch dann wenn eine abstrakte Planung erfolgt ist (120 Stunden zu leisten innerhalb der Werkstatt A1 durch Schweißer)
• TTC - Meldung des Mitarbeiters als Annahme des Restaufwandes
• Differenziert nach Projektrollen z.B. QS - Mitarbeiter, Entwickler (kann zu unterschiedlicher Verrechnung im Projekt führen)
• Übersicht/Bebuchung laut PSP mit Zeit und Saldendaten je Einplanung
• Übersicht/Bebuchung laut Planverhalten mit Einplanung je Tag die einfach bestätigt werden kann (kann aber auch vereinzelt angepasst werden)
• Diverse Auswertungen und Übersichten für den Mitarbeiter
• Berechtigte Personen können Meldungen für andere vornehmen
• Kontrolle der Vollständigkeit mit Erinnerung via eMail
• Die Erfassung und Sichtung der Daten kann On- und Offline erfolgen, der Abgleich nur Online

Rollen

• Differenzierung der Rollenzuordnung laut Organisation, Funktion und Projekt.
• Rollen werden Menu- und Dialogberechtigungen zugewiesen
• Einfache und schnelle Möglichkeit zur Erfassung neuer Rollen

Teile und Ziele

• Zuordnen mehrerer Teile bzw. Ziele zu einem Projekt
• Schlussendlich beauftragtes Teil / verfolgtes Ziel wird kenntlich gemacht
• Iterationsschleifen in Projekten mit Nachweiß welches Teil bzw. Ziel verfolgt wurde
• Strukturierte Teile bzw. Ziele können in Projekten zum Einsatz kommen, können jedoch auch in übergeordneten Strukturen zur Einordnung des Projektes genutzt werden

Berichte

• Vordefinierte, projektübergreifende oder projektspezifische Berichte auf allen Ebenen (z.B. Managementberichte zu kritischen Projektsituationen wie Meilensteinverzug, Budgetüberschreitung)
• Einzel- und verdichtete Ad-hoc Auswertungen nach diversen frei definierbaren Kriterien
• Individuelle Filter für Portfolio-Analyse
• Einfache Anpassung der Berichte an individuelle Anforderungen
• Keine gesonderte Anpassung bei den Berichten notwendig, wenn Strukturen im System angepasst wurden
• Die Berechtigungsregelung der Dialoge zum Sichten der Daten greift auch bei allen Berichten und Export-Läufen
• Druck und Exportfunktion für alle Berichte

Anpassung/Customizing

Unsere Kunden sollen ihr Projektmanagement (inkl. etablierter Strukturen und Abläufe) mit Hilfe von Collinor IRP 1:1 umsetzten können. Hierfür haben wir mit Collinor IRP eines der innovativsten, umfangreichsten und vor allem flexibelsten Projektmanagement-Tools auf dem Markt entwickelt. D.h. alles was die Stärken einer Firma ausmacht, kann nahezu 1:1 in Collinor beschrieben, angepasst, erweitert und somit effektiv toolgestützt gemanaged werden. Hierzu gehören u.a.:

• Auswertungen
• Prozessabbildungen
• Projektschablonen
• Dokumentenlaufwege
• Workflow
• Kostenstrukturen
• Eskalationsregeln
• Projektablage inkl. Dokumentenarchiv
• Datensensitive Regelungen
• Menustruktur
• Darstellung der Daten in Dialogen
• Default – Werte

Benutzeroberfläche

• Übersichtlicher, anwenderfreundlicher Aufbau aufgrund einzelner Portale
• Anwenderfreundliche Bedienung durch Anlehnung an Windows-Benutzeroberfläche
• Grafiken, Symbole und Farben leicht an individuellen Bedürfnisse anpassbar
• Ein- und Ausblenden von Unterbereichen
• Kontextsensitive Hilfefunktion

Sprachen

• Deutsch und Englisch als Standardsprachen verfügbar
• Weitere Sprachen auf Wunsch verfügbar