Software

Funktion und Leistung

Vor allem in einer dynamischen Multiprojektmanagementumgebung überzeugt Collinor durch seine Flexibilität und Leistungsfähigkeit.

Die Funktionen von Collinor

Einzelprojekt- und Terminmanagement

Die Funktion Einzelprojekt- und Terminmanagement richtet sich an Projektleiter und Teilprojektleiter. Mit den unterschiedlichen Funktionen lassen sich Projekte komplett planen: vom Erstellen eines Projektstrukturplans über die Ressourcenzuordnung bis hin zur Kostenübersicht.

Im Rahmen der Projektplanung stehen dem Projektleiter alle wichtigen Funktionen zur Verfügung – für Erstellen des Projektstrukturplans, Ressourcenzuordnung, Sachmittelplanung, Kostenübersicht, Dokumentation inkl. Projektantrag. Nach der Projektfreigabe kann der Projektleiter Bestellungen auslösen, Stundenrückmeldungen / Fortschrittsrückmeldung der Projektmitarbeiter überwachen, einzelne Aufgaben oder Meilensteine als beendet markieren sowie den kompletten Projektfortschritt inkl. Ist-Kosten und erwarteten Kosten überwachen oder Umplanungen durchführen.

  • Zentrales Portal für alle aktuellen Projekte bzw. für das Erstellen neuer Projekte
  • Aktuelle Projekte werden nach Mitarbeiter, Abteilung, Organisation, etc. in strukturierter Darstellung angezeigt
  • Umfangreiche Abfrage-Möglichkeiten hinsichtlich Mitarbeitern, Lieferanten, Teile, erstellte Dokumente
  • Checklisten als Assistent beim Erstellen neuer Projekte auf Basis von Projektvorlagen
  • Modulares Erweitern der Projekte durch vorkonfigurierte Projektfunktionen
  • Darstellung von Projekten in Gantt-Diagrammen und Netz- und Balkenplänen (Vorwärts-Rückwärtsterminierung, Pufferzeiten, kritischer Pfad)
  • Anpassbare Balkenpläne (Form, Farbe, Informationen ein- und ausblenden, Zeitskala)
  • Manuelle und automatische Anpassung der Balkenplanskalierung gemäß Fensterbreite
  • Grafische Bearbeitung des Balkenplans mit Maus (Vorgänge verlängern, verkürzen, verschieben, Beziehungen erstellen)
  • Umfangreiche Gantt-Funktionalität (Vorgänge hinzufügen, ändern, löschen mit zeitlichen Beziehungen)
  • Individualisierbare Projektansichten / Tabellen / Menüs / Toolbars
  • Aktivieren, Deaktivierung von Feldern, Karteireitern, Informationen
  • Suchfunktionen innerhalb eines Projektes
  • Zusammenstellen des Projektteams und dessen Einsatz im Projekt
  • Einplanung von Ressourcen (Personen und Maschinen) nach Abteilungen, Skills / Kompetenzen
  • Echtzeit Information über die Höhe der Auslastung einer eingeplanten Ressource inkl. Warnfunktion bei Überlastung
  • Mit oder ohne Ressourcenanfrage – u.a. Abteilung, Skill, Verfügbarkeit – und Freigabeprozess durch den Ressourcenverantwortlichen
  • Vergabe von Benutzerrechten z.B. Teilprojektleiterrechten für die gemeinsame Planung von Projekten z.B. mit einer Fachabteilung
  • Fixe und variable Meilensteine sowie Qualitygates inkl. Meilensteintrendanalyse
  • Methoden zur Einplanung der Sachkosten – Plan, Ist-Soll inkl. Lieferant
  • Auslösen von Bestellungen direkt im Projekt mit Übergabe an SAP
  • Erfassen von Umsätzen / Erlösen auf Basis von Eingaben oder auf Basis von Planstunden und dem externen Stundensatz je Ressource
  • Erstellen von Angebotskalkulationen mit Hilfe von projektspezifischen externen Stundensätzen
  • Berechnung des Projektnutzens unter Verwendung von konfigurierbaren Parametern z.B. Umsätze, Investitionen, Abschreibungen, Diskontierungsfaktor und weitere
  • Echtzeitübersicht über die Projektkosten und Einnahmen – Plan, Ist-Soll, Erwartet – je Arbeitspaket, je Phase oder für das ganze Projekt
  • Information über den Bestellstatus inkl. offener Bestellungen – Obligo, Buchungswert
  • Projektbewertung nach konfigurierbaren Parametern inkl. Bewertung
  • Abbilden von Risiken, deren Auswirkungen – Zeit, Qualität, Kosten -, deren Status sowie möglichen Gegenmaßnahmen aus einer konfigurierbaren Katalog
  • Erstellen einer Projektakte durch Zuordnung von Dokumenten zu einzelnen Arbeitspakten oder eine definierten Ordnerstruktur je Projekt per Drag & Drop
  • Einchecken, Auschecken sowie Freigeben von Dokumenten
  • Zuordnung von Dokumenten zu einzelnen Mitarbeitern z.B. als Arbeitsanweisung
  • Erstellen von Statusberichten auf Knopfdruck
  • Projektstände werden nach definierbaren Kriterien automatisch versioniert und stehen zur Differenzbetrachtung zur Verfügung
  • Erstellen von Projekthierarchien mit einem Hauptprojekt sowie beliebigen Teilprojekten
  • Erstellen von Beziehungen zwischen Arbeitspaketen innerhalb eines Projektes oder projektübergreifend mit Hilfe von Ergebnis-Voraussetzungsketten
  • Erstellen von individuellen Ansichten der wichtigsten Projektinformationen als Projektcockpit-Ansicht
  • Frei konfigurierbare Projektantragsdialog mit beliebigen Informationen, Sachmerkmalen, Zuordnungen zu Projektbeteiligten
  • Abschließen des Projektes inkl. Projektabschlussbericht, der vom Portfoliomanager abgenommen werden muss
Multiprojektmanagement

Die Funktion Multiprojektmanagement – ein modernes, operatives und strategisches Instrument – nutzen Portfoliomanager und Projektmanagement Office. Diese erhalten in konfigurierten Cockpit-Ansichten oder über die einzelnen Funktionen verteilt, die gewünschten Informationen z.B. über den Kostenstatus je Portfolio.

Collinor erfüllt alle Anforderungen an ein modernes, operatives und strategisches Multiprojektmanagement.

In konfigurierten Cockpit-Ansichten oder über die einzelnen Funktionen verteilt, erhalten die Berechtigten die gewünschten Informationen z.B. über die Auslastung der Ressourcen über alle Projekte hinweg, den Kostenstatus – Plan, Budget, Ist – je Portfolio und über die Abhängigkeiten zwischen Projekten.

  • Alle Funktionen / Komponenten von Collinor sind multiprojektfähig – Verwendung einer zentralen Datenbank
  • Alle Projektinformationen werden in einer zentralen Datenbank in Echtzeit in einer Multi-User-Umgebung konsistent verwaltet
  • Mehrere Planer können gleichzeitig Veränderungen an ihren Projekten vornehmen, ohne die Konsistenz der Daten zu gefährden.
  • Zentraler Ressourcenpool mit Echtzeitinformationen bzgl. Einplanung, Verfügbarkeit und Auslastung
  • Alle Darstellungen und Berechnungen erfolgen auch in der Multiprojektsicht in Echtzeit
  • Gliederung von Projekten in Portfolios und Programme
  • Finanzierung von Projekten aus den einzelnen Portfolios – Budgetgenehmigung
  • Projektübergreifende, aggregierbare Sichten / Informationen für Budget, Kosten, Ressourcen, Termine, Meilensteine, Risiken, Portfolios
  • Abbilden von Abhängigkeiten zwischen Projekten
  • Aufbau kompletter Projekthierarchien inkl. projektübergreifender Meilensteine
  • Neu- und Umplanung unter Berücksichtigung der Projektprioritäten und Reihenfolgen – siehe auch Portfoliomanagement – Simulation
Geschäftsprozess-Modellierung

Die Funktion Geschäftsprozess-Modellierung ermöglicht die Modellierung von Workflows und Geschäftsprozessen. Es wird von den Projektrollen Administrator und Projektmanagement Office genutzt.

Damit das Zusammenspiel aller Projektbeteiligten – z.B. Projektmitarbeiter, Projektleiter, Ressourcenverantwortlichen und Management – funktioniert, sind abgestimmte Prozesse und Workflows notwendig.

Diese Workflows – z.B. für die Genehmigung von Projektanträgen oder Statusberichten, die Beantwortung einer Ressourcenanfrage oder die Lösung eines Ressourcenkonfliktes – lassen sich mit Collinor als grafische Diagramme modellieren.

Die Geschäftsprozessmodelle stellen alle miteinander verknüpften Prozess-Schritte dar – die Tätigkeiten und Vorgänge. Die benötigten Ressourcen je Prozess-Schritt werden zugeordnet.

So können mit Collinor Regeln für Prozesse mit Verzweigungen oder Schleifen definiert werden.

Die Funktion Geschäftsprozess-Modellierung ist in Collinor integriert, kann aber bei Bedarf als eigenständige Software zur Modellierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden.

Anfrage- und Ideen-Management

Die Funktion Anfrage- und Ideen-Management bildet den kompletten Lifecycle eines Projektes ab – von der Idee bis zum Abschluss. Es wird von den Projektrollen Vertrieb, Projektmitarbeiter und Projektmanagement Office genutzt.

Collinor klassifiziert und bewertet aus einer Vielzahl von Kunden-Anfragen und Projekt-Ideen die besten und lukrativsten Projekte. Dies geschieht durch Priorisierung durch das Management / Steeringkommitee.

  • Anlegen von Projektideen und Kundenanfragen
  • Zuordnung von standardisierten Klassifizierungs- bzw. Bewertungskriterien
  • Beschreibung der Idee oder Anfrage mit weiteren frei definierbaren Merkmalen, direkt im Dialog oder in einem angehängten Dokument
  • Vor-Priorisierung durch den Portfoliomanager
  • Priorisierung durch die Geschäftsleitung / Steeringkommitee
  • Verknüpfung der Anfrage / Idee mit der Projektvorbereitung, Projektplanung, Projektdurchführung bis hin zum Projektabschluss
  • Erfassen aller angefallenen Kosten im Rahmen der Planung und somit bereits vor der Projektgenehmigung
  • Workflow-gestützter Prozess inkl. Information aller Beteiligten (E-Mail, Cockpit-Ansichten) über den aktuellen Status einer Anfrage oder Idee
Projektvorlagen

Die Funktion Projektvorlagen wird von der Projektrolle Projektmanagement Office genutzt. Collinor verfügt über eine einzigartige Funktionsvielfalt beim Erstellen von Projektvorlagen. Auf Basis des Baukastenprinzips können neue Projekte durch den Projektleiter schnell und standardisiert gestartet werden.

Die Voreinstellung bzgl. PSP, Laufzeit, Ressourcen und Aufwand können individuell für das konkrete Projekt durch den Projektleiter angepasst werden.

  • Anlegen von beliebig vielen Projektvorlagen / Templates
  • Zuordnung von Vorlagen zur kompletten Organisation oder bestimmten Abteilungen
  • Erstellen von standardisierten Projektstrukturplänen inkl. deren Terminierung
  • Erstellung des PSP mit Hilfe von Funktionen nach dem Baukastenprinzip inkl. Erstellung passender Fragen/Checklisten zu Individualisierung des PSP durch den Projektleiter bei Projekterstellung
  • Zuordnung von Ressourcen zu Arbeitspaketen inkl. Standardaufwänden – z.B. Abteilungen mit Kompetenz-Anforderung oder persönliche Ressourcen
  • Zuordnung der Dokumente z.B. Arbeitsanweisung zu Arbeitspaketen
Ressourcenmanagement – Simulation

Die Funktion Ressourcenmanagement – Simulation wird von der Projektrolle Ressourcenverantwortlicher und Controlling genutzt. Im Ressourcenmanagement werden für die Ressourcen Wochenmodelle, Skills / Kompetenzen, Leistungseinheiten und Funktionen definiert und diesen entsprechende Abteilungen / Kostenstellen in der Unternehmensorganisation zugeordnet.

Das Ressourcenmanagement in Collinor umfasst sowohl Projekt- wie auch Linienorganisation inkl. Urlaub. Es ermöglicht dem Ressourcenverantwortlichen Auslastung / Bedarf einzelner Ressourcen, einer Abteilung sowie des gesamten Unternehmens zu ermitteln.

Über intelligente Workflows lassen sich Ressourcenanfragen stellen und bearbeiten bzw. Workflows für das Lösen von Ressourcenkonflikten nutzen.

  • Zentraler Ressourcenpool mit Echtzeitinformationen bzgl. Einplanung, Verfügbarkeit und Auslastung
  • Organisationsstruktur des Unternehmens inkl. Kostenstellen 1:1 abbildbar
  • Anlegen von beliebigen Ressourcen – u.a. Mitarbeiter, Maschinen oder Räume
  • Erstellung von beliebigen Tages- und Wochenmodellen
  • Aufteilung der Planzeit nach Projekt- und Linientätigkeit
  • Freie Definition von Mitarbeiterfunktionen, Skills, Projektrollen
  • Zuordnung von frei definierbaren Stundensätzen oder Leistungseinheiten
  • Verwaltung von Fehl- und Feiertagen in standortbezogenem Kalender
  • Betriebsratskonformes Berechtigungskonzept bzgl. Zugriff auf Strukturen und Einzelldaten von Ressourcen
  • Abbildung der Personalverantwortung bzgl. Genehmigung, Einplanung und Controlling
  • Assistent für die Bearbeitung von Ressourcenanfragen unter Berücksichtigung von Kompetenz und Verfügbarkeit
  • Fluktuationsfolgebehandlung mit sofortiger Wirkung bzw. geplantem Datum; alle kosten-, planungs- und zugriffsrelevanten Daten werden behandelt
  • Umplanungsassistent bei geänderten Ressourcendaten / Fluktuation
  • Termin- und kapazitätstreue Ressourcenauslastung – Plan, Ist, Erwartet – für einzelne Projekte, Portfolios oder Linientätigkeiten
  • Darstellung der Auslastung von Ressourcen, Abteilungen, Kostenstellen des gesamten Unternehmens bzgl. Projekts und der Linientätigkeiten
  • Gewichtung der Auslastung nach Projektwahrscheinlichkeit
  • Alle Plan- und Ist-Daten der Ressourcen werden auf allen Ebenen in Echtzeit abgebildet
  • Planung und Kontrolle der Ressourcen auf allen Ebenen aller Strukturen
  • Diverse konfigurierbare Auswertungen, Berichte, grafische Darstellungen
Projektakte / Dokumentation

Die Funktion Projektakte / Dokumentation nutzen Projektleiter und Projektmitarbeiter. Die Dokumentenverwaltung ermöglicht die Zuordnung von Dokumenten jeden Typs zu einzelnen Arbeitspaketen oder dem gesamten Projekt in einer definierten Struktur.

Damit können alle Projektbeteiligten bei entsprechender Berechtigung auf relevante Dokumente zugreifen, diese ggf. ändern und wieder speichern. Bei Bedarf lässt sich Collinor auch in Dokumentenmanagement-Systeme integrieren.

  • Verwaltung aller Dokumententypen
  • Vollständige Dokumentverwaltung für Projekte mit Gliederungsmöglichkeit und Suchfunktion
  • Selbst erzeugte Dokumente können als Formulare, Vorlagen oder Checklisten eingebunden werden
  • Mit Hilfe von Dokumentenvorlagen in Word, Excel, Power-Point können Dokumente wie z.B. der Statusbericht per Kopfdruck erstellt und mit allen in Collinor vorhandenen Daten automatisch befüllt werden
  • Erzeugen von Dokumentenlaufwegen, in denen die Freigabe eines Dokuments als Voraussetzung für den Start des damit verbundenen Arbeitspakets ist
  • Freigeben und Sperren von Dokumenten
  • Erstellung von Dokumenten z.B. als Arbeitsanweisung, die der Projektmitarbeiter in Timesheet öffnen, Arbeitsergebnisse eintragen und im Projekt wieder speichern kann
  • Anbindung an externe Dokumentenmanagement-Systeme wie Microsoft-SharePoint oder d.3 von d.velop
Berichtswesen

Die Funktion Berichtswesen wird von der Projektrolle Projektleiter, Projektmanagement Office und Administrator genutzt. Die Funktion ist individuell konfigurierbar und ermöglicht schnelle Ad-hoc-Auswertungen zu einzelnen Themen.

Auch können umfangreiche, grafische Berichte z.B. in PowerPoint, Word oder frei definierbare Cockpitsichten / Dashboards erstellt werden. Mit Hilfe des Berichtsgenerators lassen sich alle in Collinor vorhandenen Daten auswerten und wie gewünscht darstellen.

  • Auswertung aller in Collinor vorhandenen Daten mit dem konfigurierbaren Berichtsgenerator (generische Datawarehouse)
  • Einzel-Ad-hoc-Auswertungen und verdichtete Ad-hoc-Auswertungen nach diversen frei definierbaren Kriterien
  • Erstellung von Ad-hoc-Auswertungen z.B. zu Ressourcen und Kosten; in den einzelnen Portalen / Funktionen werden Filter gesetzt
  • Individuelle Filter / Berichte für die Portfolio-Analyse
  • Bestehende Berichte des Kunden z.B. auf Basis von Excel, Word oder PowerPoint können als vordefinierte Vorlagen in Collinor integriert und automatisch mit den gewünschten Informationen befüllt werden
  • Eigene Berichte können auf Basis eines Berichtsdesigners selbst entworfen werden (Wahl von Daten und Layout)
  • Im Zuge des Berichtsdesigns können Feldoperationen programmiert werden
  • Erstellung und Verteilung von Berichten kann automatisch zu vorbestimmten Zeitpunkten erfolgen
  • Berichte können automatisch beim Erreichen bestimmter Schwellenwerte / Ereignisse erstellt und verteilt werden
  • Berichte können in einen Workflow inkl. E-Mail-Anbindung integriert werden
  • Integration von grafischen Elementen wie Balkenplan, Meilensteintrendanalyse, Ampelstellung, Balanced-Scorecards in die Berichte
  • Management-Berichte z.B. in Form von Dashboards / KPIs lassen sich im Management-Cockpit nach den gewünschten Parametern frei konfigurieren und grafisch aufbereitet anzeigen
  • Die Berechtigungsregelung der Dialoge zum Sichten der Daten greift auch bei allen Berichten und Export-Läufen
  • Druck-Exportfunktionen für alle Berichte und Ansichten
Workflow und Controlling – Eskalationsverwaltung

Die Funktion Workflow-Controlling und Eskalationsverwaltung wird von den Projektrollen Projektmanagement Office, Controlling und Administrator genutzt. In dieser Funktion wird definiert was, wann und nach welchen Kriterien überwacht und eskaliert wird und welche Aktionen ausgelöst werden – z.B. Email-Benachrichtigung, Ampelstatus oder Workflows.

Die Eskalationsverwaltung ist frei konfigurierbar. Alle in Collinor abgelegten Informationen können nach beliebigen Kriterien bewertet werden. Auf Basis des vorhandenen umfangreichen Funktionskataloges mit Standardeskalationen können unternehmensspezifische Eskalationen schnell aufgebaut werden.

  • Eskalationsverwaltung mit frei definierbaren Eskalationsnetzen inkl. Aktionen und Workflows
  • Beispiele für Kriterien: Budgetüberschreitung in Summe oder bei externen Kosten, Verspätung bei Meilensteinen oder der Bearbeitung von Arbeitspaketen, Ressourcenüberlastung, verspätete Lieferung eines Dokumentes
  • Beispiele für Aktionen / Workflows: Ampelstellung setzen, Arbeitspaket als auffällig markieren, per E-Mail Verantwortliche wie Projektleiter oder Portfoliomanager informieren und viele mehr
  • Umfangreiche vordefinierte Eskalationen sind im Standard-Paket vorhanden
  • Umfangreicher Funktionskatalog für Auswertungen und Aktionen sind im Standard-Paket vorhanden
  • Projekte können mit mehreren Regeln, mit Eskalationsnetzen versehen und der Gesamtstatus anhand der Einzelkriterien ermittelt werden
  • Freie Definition, in welchem Kontext welche Regel zum Einsatz kommen soll
  • Eskalationsregeln können auch zur ausgeprägten Workflow-Steuerung genutzt werden, da neben Statusinformationen oder Eskalationshinweisen auch alle anderen Daten der Arbeitspakete behandelt werden können
  • Gezielte Eskalationsmeldungen für den Projektleiter und z.B. den Portfoliomanager im Managementportal. Hier werden Zeitpunkt und Ursache der Eskalation inkl. Hinweis auf die Eskalationsregel angezeigt
Partnerverwaltung

Die Funktion Partnerverwaltung wird von der Projektrolle Projektleiter genutzt. Adressdaten und weiterführende Informationen über Kunden, Partner oder Dienstleister werden hier erfasst.

In der Partnerverwaltung erfassen Sie Adressdaten und weiterführende Informationen (Stamm- und Verwaltungsdaten) zu Ihren Kunden, Partnern, Lieferanten oder Dienstleistern. Mitarbeiter eines Partners können auch als Ressourcen angelegt und in Projekte eingeplant werden. Über Timesheet werden die geleisteten Ist-Stunden erfasst.

  • Partnerrollen (Lieferant, Kunde, Dienstleister) sind frei definierbar
  • Die Partner sind inkl. vieler Stammdaten und der Organisationsstruktur in Collinor erfassbar
  • Partner können Mitarbeitern oder externen Ressourcen (inkl. Stundensätze, Planzeit etc.) zugeordnet werden
  • Externe Ressourcen können in Projekte eingeplant werden und über Timesheet Ist-Stunden melden
  • Externe Ressourcen können planerische Aufgaben in Projekten übernehmen (Rechte und Sichten sind dabei in der Regel deutlich eingeschränkt)
  • Partner können Projekten oder Arbeitspaketen zugeordnet werden
  • Auswertungen, welche Projekte mit welchen Partnern durchgeführt werden
Ziele- und Teileverwaltung

Die Funktion Ziele- und Teileverwaltung wird von den Projektrollen Projektleiter und Projektmanagement Office genutzt. Die Teileverwaltung unterstützt die Verwaltung des Artikelstamms des Unternehmens.

Sie unterteilt sich in die eigentliche Teileverwaltung und die Verwaltung von zugehörigen Auswahllisten wie Teiletypen und Teilearten. Einem Projekt können ein oder mehre Teile oder Ziele zugeordnet werden.

  • Zuordnen mehrerer Teile bzw. Ziele zu einzelnen Bereichen eines Projektes oder zum ganzen Projekt
  • Zuordnung von provisorischen und endgültig beauftragten Teilen / Zielen
  • Teile können in einer Struktur (Gruppen, Familien, Typen) mit vielen Informationen wie Preis, Lizenzgeber, Menge angelegt werden
  • Ziele können in einer Struktur (Ziele-Hierarchie) angelegt werden
  • Portfolio-Projektübergreifende Auswertungen nach Zielen und Teilen
  • Iterationsschleifen in Projekten mit Nachweis, welches Teil bzw. Ziel verfolgt wurde
Timesheet – Aufwandserfassung

In der Funktion Timesheet erfassen Projektmitarbeiter ihre Arbeitszeiten und die erwarteten Restaufwände. Dank des Stundenplans kann jeder Mitarbeiter einsehen, wann welche Aufgaben zu erledigen sind.

In der Funktion Timesheet sieht jeder Projektmitarbeiter seinen Stundenplan, erfasst seine Arbeitszeit und trägt die erwarteten Restaufwände, den geschätzten Fertigstellungstermin ein und kann Mitteilungen an den Projektleiter melden. Natürlich lassen sich auch Detailinformationen zu jedem Arbeitspaket (z.B. Start, Ende, geplanter Aufwand, aktueller Ist-Aufwand, offener Aufwand, zugeordnete Dokumente) einsehen. Neben der Rückmeldung von Projektaufwänden, kann auch die Linientätigkeit detailliert erfasst oder Urlaub gemeldet werden. Intuitive Bedienbarkeit, mit wenigen Mausklicks individuell anpassbare Sichten sowie die einfache Rückmeldung von Arbeitszeiten sichern die hohe Akzeptanz der Anwender.

  • Tagesgenaue Darstellung der anstehenden Aufgaben / des persönlichen Arbeitsvorrats der Ressource in einer Art Stundenplan
  • Aufstellung der projektspezifischen Aufgaben für die die Ressource oder die Abteilung der Ressource eingeplant ist
  • Erfassung von Ist-Stunden je Arbeitspaket und Tag
  • Erfassung von Ist-Stunden für Linientätigkeiten
  • Zurückmelden von Aktivitäten z.B. Urlaub über frei definierbare Zeiträume
  • TTC-Meldung (Time-To-Complete) des Mitarbeiters als Annahme des noch benötigten Restaufwandes
  • Meldung des geschätzten Fertigstellungstermins je Arbeitspaket
  • Fertigmeldung für ein Arbeitspaket
  • Einem Arbeitspaket zugeordnetes Dokument – z.B. Arbeitsanweisung einsehen, ausfüllen und im Projekt ablegen
  • Mitteilung / Kommentar an den Projektleiter senden
  • Differenziert nach Projektrollen z.B. QS-Mitarbeiter, Entwickler (kann zu unterschiedlicher Verrechnung im Projekt führen)
  • Diverse Auswertungen und Übersichten für den Mitarbeiter
  • Berechtigte Personen (ZE-Controller) können Meldungen für zugeordnete Ressourcen abgeben
  • Bei 100-prozentiger Stundenerfassung und SAP-Anbindung erfolgt Abgleich der gemeldeten Stunden mit den Produktivstunden laut SAP
  • Individuell konfigurierbare Ansichten
Portfolio-Management – Simulation

Die Funktion Portfoliomanagement richtet sich an Projektmanagement Office, Portfoliomanager und die Geschäftsführung. Es bietet umfangreiche Funktionen zur Strukturierung, Bewertung, Auswertung sowie zur Simulation der kompletten Projektlandschaft. In Verbindung mit dem Ideen-Management wird der komplette Lebenszyklus eines Projektes dargestellt.

Ein Benchmarking-System erlaubt nach definierbaren Kriterien – z.B. ROI, strategischer Beitrag, Risiko – einen Vergleich der laufenden oder geplanten Projekte unter Berücksichtigung von Engpässen bei Ressourcen oder Budget. Die Auswirkungen von diversen Maßnahmen wie z.B. Kurzarbeit, Budgetkürzungen oder Projektverschiebungen können so mit wenigen Mausklicks simuliert, Lösungsvarianten erarbeitet und die komplette Projektlandschaft optimiert werden. Die Ergebnisse werden in Berichten oder in den entsprechenden Management-Cockpits – z.B. als Balanced Scorecards -übersichtlich aufbereitet dargestellt.

  • Erfassen und Planen strategischer Ziele
  • Erfassen und Budgetierung von Portfolios
  • Zuordnung von Projekten zu Portfolio und Zielen
  • Klassifizieren von Projekten anhand von frei definierbaren Parametern
  • Erstellen eine Projektrangliste
  • Top-Down / Bottom-Up-Planung bzgl. Budget und Ressourcen
  • Genehmigungs-Workflow für den Projektantrag inkl. Zuweisung eines dedizierten Budgets je Kostenzeile (z.B. interne oder externe Kosten)
  • Genehmigungsworkflow für Projektabschluss
  • Portfolio-Ansichten mit Informationen zu genehmigtem Budget, verbrauchtem Budget und insgesamt erwartetem Budget für einzelne Projekte sowie für das gesamte Portfolio. (Dito auf Unternehmensebene über alle Portfolios)
  • Controlling inkl. Frühwarnsystem bezüglich der Kosten, der involvierten Ressourcen, der Prognosen, erstellter Statusberichte
  • Erfassen und Bewerten von Ideen und Kundenanfragen
  • Definierbare Auswertung im Rahmen eines Datawarehouses sowie individualisierbare Darstellung der Ergebnisse in konfigurierbaren Cockpitansichten für das Management
  • Simulationsmöglichkeiten hinsichtlich Budget, Ressourcen, Durchführung oder Verschiebung von Projekten und weiteren
  • Was-wäre-wenn-Szenarien mit beliebigen Varianten für das gesamte Portfolio oder nur einzelne Projekte inkl. aller beteiligten Parameter in einer geschützten Simulationsumgebung
Externe Schnittstellen

Die Funktion Externe Schnittstellen wird von der Projektleitung, den Projektmitarbeitern und dem Projektmanagement Office verwendet. Es ermöglicht die optimale Integration der Software in die bestehende IT-Struktur des Unternehmens.

Collinor verfügt über eine Vielzahl von Schnittstellen, mit denen die Software in die bestehende IT-Infrastruktur ihres Unternehmens optimal integriert werden kann. Darüber hinaus lassen sich Tabellen mit Daten mit wenigen Klicks z.B. direkt in Excel exportieren.

  • SAP zum Austausch von Kosten, Bestellungen, Materiallisten, Lieferanten etc. – SAP-Schnittstellen anzeigen
  • Microsoft Project (Import-Export von Projekten)
  • Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) – z.B. für das Erstellen von Statusberichten
  • Microsoft SharePoint als externes Dokumentenmanagementsystem
  • d.velop d.3 als externes Dokumentenmanagementsystem
  • Exchange-Server
  • Schnittstellentechnologie: MAPI (Client), ODBC, DCom-Interfaces, BAPI, ASCII-Dateien, SAP NetWeaver, csv/xml-Dateien etc.
  • Import / Exportformate: ASCII, csv, txt, xls, doc, pdf, mdb, tif, jpg, html, xml, dwh etc.
Management-Cockpit

Die Funktion Management-Cockpit nutzen Portfoliomanager, Projektmanagement Office sowie Geschäftsführung. Die personalisierte Ansicht für das Management bildet die gewünschten Informationen über Projekte wie Budgets und Ressourcenauslastung übersichtlich grafisch ab. To-do-Listen informieren die Nutzer über ihre anstehende Management-Aufgaben.

Mit Hilfe eines Berichtsgenerators lassen sich hier alle Informationen verdichtet oder im Detail darstellen. Darüber hinaus werden die User über eine To-do-Liste über ihre anstehenden Management-Aufgaben informiert und können diese Aktion direkt ausführen – z.B. Projekt genehmigen oder Abschlussberichte akzeptieren.

  • Zentrales Informationsportal für das Management
  • Mittels generischen Datawarehouse (Berichtsgenerator) lassen sich alle in Collinor vorhandenen Daten nach den gewünschten Kriterien filtern, verdichten und auswerten
  • Die Darstellung erfolgt in individuell angepassten Cockpitansichten inkl. Grafiken, Charts, Balanced Scorecard usw.
  • Export-Druckfunktion der Ansichten
  • Drill-Down-Funktion über mehrere Ebenen bis zur Einzelinformationen – z.B. direktes Aufrufen des Projektes
  • To-do-Liste mit allen anstehenden Management-Aufgaben
  • Umfangreiche Berechtigungsregelung, wer welche Daten sichten darf

Allgemeine Funktionen

Berechtigungskonzept

Die Funktion Berechtigungen nutzen Administratoren, um eine individuell angepasste Oberfläche zu erstellen. Es regelt, wer welche Funktionen, Karteireiter oder Informationen einsehen oder ändern darf und welche Menüpunkte für den User angezeigt werden.

Collinor verfügt über ein umfangreiches, datensensitives und rollenbasierendes Berechtigungskonzept. Mit dem Berechtigungskonzept wird nicht nur geregelt, wer welche Funktionen, Karteireiter oder Informationen einsehen oder ändern darf, sondern auch, welche Menüpunkte für den User überhaupt angezeigt werden. Dadurch lässt sich eine einfache, perfekt an die jeweilige Rolle angepasste Benutzeroberfläche erstellen.

  • Datensensitives und rollenbasiertes Berechtigungskonzept
  • Einfache und schnelle Möglichkeit zur Erfassung neuer Rollen
  • Dedizierte Berechtigungen je Modul, Portfolio, Karteireiter, Arbeitspakete, Felder
  • Standardisierte Berechtigungsmodelle sind als Vorlagen vorhanden
Budget, Kosten, Controlling

Allgemeinen Funktionen wie Budget und Kosten sind modulübergreifend und werden vom Controlling und dem Administrator genutzt. Sie ermöglichen eine effektive Planung, Steuerung und Überwachung von Budgets- und Kosten.

Neben Zeit und Qualität sind vor allem die Kosten eines Projektes bzw. des gesamten Projekt-Portfolios für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend. Mit Collinor haben Sie nahezu unbegrenzte Möglichkeiten, budget- und kosteneffektiv zu planen, zu steuern und zu überwachen – mit und ohne Anbindung an SAP.

  • Frei beschreibbare Kostenstrukturen als Stammdaten zur Wiederverwendung in Projekten
  • Frei gruppierbare Abbildung der Sachkostenschlüssel laut führendem ERP-System
  • Zuordnung der Sachkostengruppen je Eintrag in der Kostenstruktur
  • Ermittlung von Angeboten / Umsätzen auf Basis von externen, kundenspezifischen Stundensätzen sowie Aufwand der Ressourcen
  • Typisierbare / regelbasierte Kostenzuordnung in der Struktur – z.B. interne- zu externe HR-Kosten bei QS-Aufgaben
  • Strukturierte Projektkontenverwaltung mit zentraler Verwaltung und Freigabe in Abstimmung mit dem führenden ERP-System
  • Übernahme der gebuchten Kosten je Kostenträger und Projektkonto aus dem führenden ERP-System
  • Antriggern von Bestellungen bei Anbindung an SAP (BANF in Bearbeitung erstellen)
  • Obligoverwaltung je Element einer Kostenstruktur eines Kostenträgers mit Abgleich der erfolgten Bestellungen bzw. dem tatsächlichem Buchungswert
  • Kostensätze je Projektrolle, Mitarbeiter, Organisation, Projekt, Leistungsschlüssel des Mitarbeiters etc. vereinzelt und kombiniert anwendbar mit Gültigkeitszeitraum
  • Permanent aktuelle Kostendarstellung aller Werte kumuliert und als Verlauf auf der Zeitachse oder grafisch in mehreren Zeiteinheiten
  • Stichtagsbezogene Betrachtung und Auswertung
  • Kostenüberwachung aller Werte nach frei definierbaren Regeln
  • Verdichtete Darstellung der Kosten über frei definierbare Strukturen über Projektgrenzen hinaus
  • Top-down und Bottom-up Budget-Prozess
  • Budgetierung je Kostenträger und Projekt, kumuliert bzw. laut zugrunde gelegter Kostenstruktur; Abbilden des benötigten Budgets je Kostenträger kumuliert und im Verlauf
  • Methoden zur effizienten Abbildung des Budgetbedarfes auf der Zeitachse inkl. einer Planung der Sachkosten
  • Frei definierbare Kontrolle und Frühwarnsystem des Budgetverlaufes – so würde z.B. eine drohende Unterdeckung um x Prozent der externen Dienstleistungskosten zu einer Benachrichtigung führen
  • Ermitteln des aktuell noch benötigten Budgets zur Fertigstellung, auch getrennt nach Geschäftsjahr
  • Budgetantrag bis Ablehnung tagesbezogen und kumuliert
  • Budgetanfrage und Genehmigung auch vor Planstart des Kostenträgers
  • Standardbudgets können abgebildet werden mit ggf. vereinfachter Bewilligung
  • Zentrale Übersicht der beantragten Budgets und der Genehmigungen, separiert nach diversen Kriterien
  • Abbilden der Budget-Nehmer und Geber je Geschäftsjahr und Portfolio
  • Portfoliobudget, Verantwortung, Planung und Kontrolle werden durchgängig unterstützt
  • Kosten-Controlling mit Abbildung der Zuständigkeiten
  • Beschriebenes Verhalten wer, wann und wie lange welche Kosten auf welchen Kostenträger melden darf
  • Abschlusskennzeichen je Periode

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