Start, stop, continue
im Projektmanagement.

20. Juli 2020 | Klaus Röder

Mit 3 Worten und guter Projektmanagement-Software zum Erfolg.

Ich weiß noch ziemlich genau, wie ich mich bei der Übernahme meines ersten Projektes fühlte: Ich hatte keine Ahnung von Projektmanagement, ich hatte keine professionelle Projektmanagement-Software und ich hatte keine Ahnung von Projekten. Letzteres war mein Vorteil. Denn wer noch nicht weiß, was im Projektmanagement alles schief gehen kann, der kann auch unbelastet an die Arbeit gehen. Und so machte ich mich an die Arbeit, die Lieferung und Installation eines komplexen Netzwerkes inklusive einer dreistelligen Anzahl Personalcomputern, sowie der dazugehörigen Softwareausstattung.

Die erste Lektion brachte mir mein Chef bei: „Gute Projekte haben einen definierten Anfang, einen vereinbarten Endtermin und einen klaren Umfang. Du machst das schon.“ Immerhin, ich hatte eine Auftragsbestätigung mit einem vertraglich vereinbarten Liefertermin und einen Chef, der auf mich baute. Für die Projektplanung bewilligte er mir sogar eine Lizenz dieser wohlbekannten Projektmanagement-Software aus Redmond. Das Team war relativ leicht zusammengestellt und zu meinem Glück war ein sehr erfahrener Kollege dabei, mit dem ich die Hürden des ersten Projektplanes meisterte.

Er war es dann auch, der mich nach der Niederlage des ersten verpassten Meilensteins wieder aufrichtete und mir eine wichtige Lehre für die heute von mir praktizierte Form des Projektmanagement mit auf den Weg gab. „Mach einen geordneten Review, beherzige die Erfahrungen und mache es beim nächsten Mal besser. Das Schöne an Projektmanagement ist, dass man nie auslernt.“

Meine Projektmanagement Meetings

Das Meeting verlief so, wie vermutlich die meisten Meetings. Es gab nicht die eine große Sache, die nicht geklappt hatte. Es waren viele kleine Details, nur die Auswirkung war eine große Sache. Wir hatten unseren Meilenstein gerissen. Aber ein Satz blieb mir hängen: „Hättest Du uns vorher diese ganzen kleinen Änderungen, die anderen Raumnummern, aber auch die zusätzlich zu installierenden Komponenten einfach mitgeteilt, hätten wir das einfach nebenbei machen können.“ Der Konjunktiv rettet kein Projektmanagement, aber danach habe ich jedem Projekt Mitarbeiter nach einer Änderung des Projektplanes einfach noch mal eine Kopie des Planes zukommen lassen. Keine Sorge, Collinor macht so etwas automatisch, aber wir erinnern uns, damals hatte ich noch dieses Produkt aus Redmond. So einfach war also die Lösung für meinen verpassten Meilenstein: Änderungen und Sonderwünsche des Kunden werden in den Plan eingepflegt. Der upgedatete Plan wird verteilt. Das ist Projektmanagement.

Dieses Erlebnis hat mich aber gelehrt, dass das Identifizieren und Eliminieren dieser kleinen Dinge den großen Unterschied macht. Heute haben meine Projektmanagement Meetings eine klare Struktur und fester Bestandteil davon ist für mich eine Start, Stop, Continue-Session.

Start, Stop, Continue

Wenn wir uns heute zum Projektmanagement Meeting treffen, wissen alle Beteiligten dass wir ein Brainstorming über die Projekt-Tasks und Elemente unseres Projektmanagements durchführen, die wir beginnen, beenden oder weiterführen sollten. Ich führe die Teilnehmer in die Sitzung ein und erkläre, dass alle während des letzten Quartals oder Monats an einer Vielzahl von Aktivitäten, Projekttasks und Beziehungen beteiligt waren. Nur leider hatten wir keine Gelegenheit den kleinen Dingen nachzugehen, die uns direkt ins Gesicht sprangen, weil wir uns zu sehr auf den Fortschritt konzentrieren. Wenn wir doch nur heute die Zeit, die Energie und die Ressourcen finden würden, um diese Anregungen kontinuierlich aufzuarbeiten.

Ich fungiere als Moderator der Sitzung. Da ich dafür verantwortlich bin, die Beiträge der Gruppe zu moderieren und Klarheit in das Gesagte zu bringen, ist sichergestellt, dass mein Schwerpunkt auf dem Zuhören und nicht auf meinen eigenen Redebeiträgen liegt. Dabei achte ich aufmerksam auf die Äußerungen, die mir sonst vielleicht nicht zugetragen worden wären, weil sie jemand für zu nichtig hält, um mich zu stören.

Ich sorge außerdem dafür, dass mein Projektmanagement detaillierte Notizen unter den drei Überschriften "Start", "Stopp" und "Continue" macht. Zudem ist es hilfreich, ein Whiteboard zu nutzen, oder aber – wie wir es machen – direkt in meiner Projektmanagement-Software Collinor die Änderungen und Anmerkungen in Echtzeit vorzunehmen. Hierzu eignet sich das Agility Board in Collinor perfekt. Ich habe mir für diese Übung ein eigenes Board angelegt. Collinor erlaubt es glücklicherweise, im Gegensatz zu den mir ansonsten bekannten agilen Projekttools wie Jira oder Trello, das ein Agility Board Elemente mehrerer Projekte und Teilprojekte umfassen kann. Beziehen sich die Anmerkungen auf einzelne Arbeitspakete oder Tasks eines Projekts, so reicht im Prinzip eine einfache Markierung und Zuordnung auf den Status im Agility Board. Gut, in der Realität machen wir zumeist noch Anmerkungen, die an den Task geheftet werden.

Start

Der beste Ort, um zu beginnen, ist natürlich der Start-Task. Hat einer eine richtig gute Idee, die sich auch sinnvoll umsetzen lässt? Sind die Bedingungen richtig, um einen neuen Prozess, eine neue Initiative oder Aktivität voranzutreiben, wenn man das gegenwärtige Klima im Projektmanagement berücksichtigt? Haben wir neue Aufgaben oder Rahmenbedingungen zu berücksichtigen?

Ich unterstütze diesen Prozess zumeist noch mit ein ein paar Leitfragen wie z.B.:

  • "Wenn Geld kein Faktor wäre, wo würden Sie investieren?"
  • "Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine weitere Person in Ihrem Team. Welchen Task oder welches Teilprojekt würden Sie ihr zuweisen, das wir noch nicht begonnen haben?“
  • „Was brauchen wir, um die Kundenzufriedenheit zu steigern?“

Der Take-away ist eine Liste mit frischen Ideen, von der sie einfach entscheiden können, welche sie umsetzen wollen.

Stop

Was muss wirklich aufhören? Gibt es etwas, das unsere Zeit in Anspruch nimmt und nur wenig Ertrag oder Belohnung bringt? Das Aufspüren von Aktivitäten, die vom eigentlichen Zweck des Projektmanagement ablenken, oder nur lästige Routinen darstellt und ihre Beseitigung wirken wie eine frische Brise für Ihr Proektmanagement. Wenn Sie feststellen, dass ein Prozess sich ändern muss oder dass ein bestimmter Aspekt Ihrer Vorgehensweise übermäßigen Stress verursacht, ist das ein weiterer Kandidat für die Diskussionen über die Inhalte der Stop-Kachel des Agility-Board.

Umgekehrt können Sie vielleicht hören, wie Teammitglieder sagen, dass ihnen eine bestimmte Aktivität oder Initiative zwar gefällt, sie aber das Gefühl haben, dass sie sich totgelaufen hat. Immer wenn Sie in der Lage sind, etwas zu stoppen, schaffen Sie Platz für Wertschöpfenderes. Denken Sie aber daran, dass Sie sich überlegen müssen, wer von dieser Entscheidung noch betroffen sein könnte.

Gute Stop-Fragen sind übrigens:

  • Welche Aufgaben machen ihre Projektleiter zumeist erst nach Anmahnung?
  • Welche Aktivitäten stehen auf Ihrer To Do Liste automatisch unten und warum? Wie ließen sich diese Aufgaben ändern?
  • Welche Tasks werden regelmässig verschoben und warum?

Continue

Es ist ja keine deutsche Tugend über die Dinge zu reden, die funktionieren. Mit „Continue“ habe ich als Führungskraft eine einfache Möglichkeit Anerkennung zu zollen. Ich betrachte es als einen wichtigen Punkt meines Projektmanagement, das wir als Team feststellen und bewerten, welche Aktivitäten wirklich und weiterhin positive Ergebnisse zeigen. „Continue“ bietet meinem Team die Gelegenheit, diejenigen Bereiche zu benennen, die ihrer Meinung nach positiv zum Erfolg unserer Projekte und unseres Unternehmens beitragen. Die Anerkennung für diese Aktivitäten motiviert uns gemeinsam, unsere Ziele weiterhin zu erreichen.

Halten Sie die Diskussion durch Fragen in Gang:

  • "Wo schaffen wir den größten Mehrwert für unsere Kunden?
  • "Welche Aufgaben finden Sie persönlich am Erfüllendsten?"
  • "Gibt es eine Aktivität, die unsere Unternehmenskultur definiert und die wir weiterhin ausüben sollten?

Konzentrieren Sie das Gespräch auf die wichtigsten Anspruchsgruppen, nämlich Ihre Kunden, Mitarbeiter und Investoren. Achten Sie auf die Äußerungen, wo Gefühle an die Oberfläche kommen, Beispiele wo wir die Kundenforderungen wirklich übererfüllt haben oder als wir geholfen haben, eine schwierige Situation zu retten. Es sind diese Erinnerungen, die Kunden und Mitarbeiter an das Unternehmen binden.

Versprechen Sie schließlich die Ergebnisse des Agility Board zu teilen, um sicherzustellen, dass alle Punkte berücksichtigt sind und planen Sie eine neue Sitzung Start, Stop, Continue. Wir machen unsere quartalsweise.

Wenn Sie Ihre Bereitschaft unter Beweis stellen, die Meinungen jedes Mitarbeiters in einer Gruppe anzuhören und in den Bereichen, in denen Handlungsbedarf besteht, aktiv zu werden, werden Sie überrascht sein, was Sie lernen und wie leicht kleine Veränderungen zu großen Verbesserungen führen können. Ich versuche diese Übung heute auch mit unseren Bestandskunden regelmässig auszuführen und gebe meine Erkenntnisse dann auf unserer internen Start, Stop, Continue weiter.

Sie wissen, Projektmanagement hat zwar häufig auch mit guter Projektmanagement-Software zu tun. Aber nicht alle Tools, die wir einsetzen, müssen digital sein.

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