Die richtige Hardware
fürs Projekt.

3. September 2018 | Rainer Stoll

Nein, nicht was Sie jetzt denken! Wir machen hier keine Werbung für Baumarktketten. Wir möchten über Projektmanagement mit Ihnen sprechen. Und darüber, wie man es am geschicktesten angeht. Auch ohne Software.

Sie wissen es selbst am besten: Vor der praktischen Projektarbeit steht erst einmal eine große Menge Denkarbeit. Ideen müssen gefunden und festgehalten, Meinungen und Ansätze erfasst, Prozesse definiert werden. Jeder hat hierfür seine eigene Methode.

Wie ist das bei Ihnen? Womit können Sie Ihre Gedanken optimal ordnen? Wenn es Ihnen so geht wie mir, ist die Antwort einfach: mit Stift und Papier. Damit notiere ich am schnellsten und effektivsten. Und wenn einmal ein Blindgänger dabei ist (natürlich nur ganz selten …), kann ich meine Ideen ganz einfach in den Rundordner neben dem Schreibtisch ablegen.

Projektvorbereitung analog – welche Vorteile habe ich?

Nun ist es zwar so, dass uns allen seit zehn und noch mehr Jahren das papierlose Büro versprochen wurde, aber sind wir einmal ehrlich: Haben Sie es schon einmal gesehen? Falls ja, melden Sie sich bitte bei mir. Als Gewinn winkt Ihnen – Trommelwirbel – ein Notizbuch mit Kugelschreiber.
Aber Spaß beiseite. Es gibt einige wirklich gute Gründe für handschriftliche Notizen.

  1. Eine handschriftliche Notiz, eine schnell zu Papier gebrachte Idee, ein aufgekritzelter Workflow – all das ist in wenigen Sekunden erledigt und nicht auf vorformatierte Vorlagen beschränkt. Damit können Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Nichts schränkt Sie ein. Schon der Prozess des Aufschreibens selbst ist Handeln. Und das hilft beim Überlegen, zum Beispiel dadurch, dass es entschleunigt und die Konzentration ganz auf das Nachdenken zieht.
     
  2. Zudem wird Handgeschriebenes tatsächlich auch im Hirn anders verarbeitet als Getipptes. Wenn Sie Wörter in den Computer hauen, verringert sich Ihre Fähigkeit zum Zuhören immens. Ihr Gehirn ist ganz damit beschäftigt, die richtigen Tasten zu treffen, und konzentriert sich vollkommen auf die Tastatur. Beim handschriftlichen Erfassen können Sie sich problemlos auf die Diskussion oder den Vortrag konzentrieren.

Letzteres hängt im Wesentlichen damit zusammen, dass wir beim Hören direkt zusammenfassen. Das ist ein natürlicher Prozess, der es uns ermöglicht, nur das Nötigste zu notieren. Bequemlichkeit zahlt sich also endlich einmal aus.Darüber hinaus belegen Studien, dass unser motorisches Gehirn wesentlich stabiler ist als das visuelle. Oder konkret: Wenn wir das Hören direkt in eine Bewegung umsetzen, also schreiben, können unsere Erinnerungen sich besser verankern. Beim Tippen auf der Tastatur ist das nicht, beziehungsweise nur in viel geringerem Umfang der Fall.

Dazu kommt der Faktor Zeit. Wenn Sie jemandem zuhören, müssen Sie Ihre Gedanken zügig festhalten können. Hier bieten sich schriftliche Notizen natürlich an. Prozesse, Projektskizzen und weitere nichtlineare Punkte lassen sich auf Papier viel schneller erfassen, als das auf einem Bildschirm möglich ist. Stellen Sie es sich nur vor: Am Computer müssen Sie zuhören, dem Wichtigen folgen, die Maus bedienen, sich an die Regeln der Software halten, Tippen und natürlich auch immer freundlich Nicken. Eine echte Herausforderung! Vor allem für all jene, die nicht multitasking-fähig sind.

Korrekturen sind ebenfalls kein Problem. Hier ein X, dort etwas durchgestrichen, etwas ergänzt oder mit helfenden Anmerkungen versehen. Und das so lang, bis Sie wirklich mit dem Entwurf zufrieden sind und eine finale Version im Projektmanagement-System sauber und zeitsparend umsetzen können.

Notizen ganz einfach. Mein Tipp für Sie.

Einen guten Tipp in puncto Notizen und Ideen, der mir immer hilft, möchte ich Ihnen auch mitgeben. Beschäftigen Sie sich doch auch einmal mit der Cornell Note-Taking-Methode. Sie wurde vom Erziehungswissenschaftler Walter Pauk in den Vierzigerjahren an der bekannten Cornell Universität entwickelt. Sie stellt eine ebenso einfache wie effektive Methode zur Verfügung, mit der Notizen kondensiert und organisiert werden können.

So funktioniert sie: Beschriften Sie Ihr Blatt oben mit dem Thema, dem Datum und der Seitenzahl. Der größte Teil der Seite wird dann in zwei Spalten eingeteilt, eine schmalere linke, eine breitere rechte.

Die eigentlichen Notizen werden in der rechten Spalte aufgeschrieben. Sie sollten aus den wichtigsten Punkten bestehen. Komplexe Sachverhalte sollten verkürzt werden. Statt langer Sätze verwenden Sie Symbole oder Abkürzungen. In die linke Spalte kommen Anmerkungen oder Stichwörter – auf Neudeutsch „Tags“. Sie helfen Ihnen, später einmal essenzielle Punkte schnell nachzuvollziehen, Fragen hervorzuheben oder die Notizen durch den Einsatz von Schlagwörtern zu strukturieren. Selbstverständlich lässt sich die Cornell Note-Taking-Methode auch abwandeln. Sie können zum Beispiel die Stichwörter an den oberen Rand der Seite packen. Viele Notizbücher haben hier schon eine Aussparung für kleine Anmerkungen oder das Datum.

Die richtige Hardware für die Projektvorbereitung:

Nicht minder wichtig als das Worauf ist natürlich auch das Womit. Mit Schreibutensilien ist es ein bisschen wie mit dem Werkzeugkasten: Für jeden Zweck gibt es das richtige Tool und jeder von uns hat sein bevorzugtes.Ich für meinen Teil bevorzuge es zum Beispiel, mit einem Bleistift oder dünnen Filzstift zu schreiben. Sie liegen leicht in der Hand und ermöglichen es mir, klein zu schreiben. Kugelschreiber sind denkbar ungeeignet für meine Handschrift. Damit konnte ich noch nie umgehen. Und schließlich will ich Ideen im Fluss notieren und nicht mit einem Stift kämpfen müssen.

Und bleiben wir doch beim Werkzeug. Das wichtigste dürfen Sie natürlich nicht vergessen: Ihr Gehirn. Dem tut eine Pause dann und wann gut. Stehen Sie also gelegentlich auf. Schauen Sie aus dem Fenster. Gehen Sie ein paar Meter – das freut auch den Rücken. Wenn Sie nicht weiterkommen, denken Sie einmal an etwas anderes.Und gönnen Sie ihm auch etwas Hirnnahrung. Ein Stück Schokolade vielleicht. Oder eine gute Tasse Kaffee. Die bringt neuen Schwung in die grauen Zellen und steigert die Konzentrationsfähigkeit. Dann geht’s auch nach dem Mittagsloch wieder effizient weiter.
Mein persönlicher Tipp an Sie: Kekse. Schön knusprig. Denn das gleichmäßige Mahlen der Zähne steigert erwiesenermaßen ebenfalls die Konzentrationsfähigkeit. Aber das erzähle ich Ihnen lieber einmal in einem anderen Blog-Eintrag. In diesem Sinne: Bleiben Sie kreativ!

 

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