So gelingt die Einführung
Ihrer Projektmanagement-Software.

18. Januar 2019 | Rainer Stoll

3 Tipps zum Erfolg. 

„Mach ein Projekt draus“ – leichter gesagt als getan. Die Einführung einer Projektmanagement-Software ist selbst ein Projekt. Und gar kein kleines. Aber beißt sich die Katze da nicht selbst in den Schwanz? Nein, das muss sie nicht. Wenn denn zuerst im Unternehmen selbst alle Lichter auf Grün gestellt werden. 

Aus unserer Erfahrung heraus wissen wir: In den meisten Unternehmen ist bereits viel geschehen, bevor tatsächlich eine Projektmanagement-Software eingeführt wird. Man hat sich irgendwie durchgearbeitet. Mit Excel. Oder mit kostenfreien Anwendungen aus dem Internet. Aber irgendwann ist es dann so weit. Die Grenzen wurden erreicht und irgendetwas musste geschehen. Zeit für die Einführung einer Projektmanagement-Software. Aber diesmal einer professionellen Lösung.

Was folgt: Fachliteratur wird gewälzt. Internetseiten werden durchforstet. Man tauscht sich aus. Meetings werden abgehalten. Viel Kaffee wird gebrüht. Im Netz tauchen zahlreiche Checklisten auf. „Die x wichtigsten Punkte, die Sie bei der Einführung einer Projektmanagement-Software beachten müssen.“ „Diese y Faktoren sind der Schlüssel zum Erfolg.“ „Z Gründe, warum die Einführung Ihrer PM-Software scheitert.“ Das Internet ist voll davon.

Der wichtigste Erfolgsfaktor für die Einführung Ihrer Projektmanagement-Software: Ihr Team.

Nein, natürlich ist mir bewusst, dass die Einführung Ihrer Projektmanagement-Software auch von vielen anderen, vielleicht härteren Faktoren abhängt. Kosten, IT-Landschaft, Ressourcen und vielem weiterem. Aber vernachlässigen Sie die soziale Komponente dabei nicht. Sie wissen es selbst: Eine der wichtigsten Ressourcen, wenn nicht sogar die wichtigste, Ihres Projekts sind Ihre Kollegen.

Natürlich spielen Geschäftsführer und Key-User im Projekt „Portfolio- und Projektmanagement“ eine entscheidende Rolle. Doch am Ende der Einführung sind es Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die tagtäglich mit der Projektmanagement-Software arbeiten. Sind sie nicht überzeugt, wird auch die beste Software-Einführung keine Erfolgsstory.

Nehmen Sie Ihr Team also von Anfang an mit auf die Reise. Vielleicht mit etwas Fingerspitzengefühl. Denn mit einer einfachen Rund-E-Mail ist es nicht getan.  Diese drei Tipps können Ihnen helfen.

 

1. Überzeugen Sie mit klaren Vorteilen der Projektmanagement-Software
 

Eine neue Software. Grundgütiger. Da muss ich ja etwas Neues lernen. Und bisher hat doch alles geklappt – irgendwie. Ist das denn wirklich besser? Da hat sich der Chef doch wieder nur was aufschwatzen lassen. Das taugt doch am Ende eh wieder nix.

Eins können wir Ihnen versprechen: Von der ersten Sekunde an, wenn Sie die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software ankündigen, werden die Unken unken. Das liegt in der Natur der Sache. Aber lassen Sie sich dadurch nicht zu einem Schwanengesang auf Ihr altes System verleiten. In 95 % der Fälle ist der Wechsel etwas Gutes.

Nehmen Sie stattdessen den Unken den Wind aus den Segeln. Sie haben sich schließlich aus guten Gründen für die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software entschieden. Und mit diesen Vorteilen können Sie sicher bei Ihrem Team punkten.

Versteifen Sie sich bei der Ankündigung auf die Vorteile der Prozessoptimierung, werden Sie wahrscheinlich nicht besonders viele Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überzeugen können. Die werden nämlich nur hören, dass die neue Software ihre Arbeitsplätze ersetzt.

Erzählen Sie von den vielen technischen Aspekten, haben Sie zwar die Zustimmung der IT-Abteilung gewonnen. Die Tragweite der Projektmanagement-Einführung wird dabei aber nicht deutlich. Möglicherweise glauben alle, es handele sich bloß um eine IT-Umstellung.

Konzentrieren Sie sich lieber auf die positiven Auswirkungen, die die gesamte Organisation betreffen: Das Unternehmen wird zukunftssicher, die Arbeitsplätze damit auch –  und on top erhalten alle Kollegen neue Möglichkeiten, sich einzubringen.

Mehr noch: Mit einer professionellen Projektmanagement-Software steigert sich die Effizienz. Vorbei die Zeiten der Zettelwirtschaft. Adieu, ausgedruckte Excel-Sheets mit To-do-Listen. Willkommen in der Neuzeit. Kollaboration und Digitalisierung halten Einzug.

 

2. Lassen Sie keine Gerüchteküche entstehen
 

Sie wissen es selbst: Nichts trommelt so schnell und so falsch wie der Flurfunk. Das gilt auch bei der Einführung einer neuen Projektmanagement-Software. Und je größer das Informationsgefälle, umso lauter schlagen die Trommeln.

Achten Sie also darauf, dass alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen den gleichen Wissensstand haben. Erhalten zunächst nur einige wenige Mitarbeiter einige wenige Informationen, vielleicht sogar unterschiedliche, verlieren Sie schnell die Kontrolle über die Projektkommunikation.

Prinzipiell müssen alle Informationen rund um die Einführung von der Geschäftsleitung kommen. Betriebsversammlungen bieten dafür eine perfekte Plattform. Die gesamte Belegschaft ist auf dem aktuellsten Stand und dabei können durch Fragen und Anregungen viele Probleme schon im Vorfeld geklärt werden.

Kommunizieren Sie dabei auch offen und ehrlich die Ziele der Software-Einführung. Geben Sie bekannt, dass es Schulungen geben wird und dass Sie nicht verlangen, dass die Kollegen direkt vom ersten Tag die Software direkt beherrschen. Kurz: Nehmen Sie etwaige Unsicherheiten und schaffen Sie vertrauen in Ihre Entscheidung.

 

3. Transparenz auch während der Projektmanagement-Software-Einführung
 

Die Offenheit, die Sie so schon vor der Einführung Ihrer Projektmanagement-Software schaffen, sollten Sie auch bei der eigentlichen Umsetzung beibehalten. Insbesondere gilt das bei der Zusammenarbeit mit externen Beratern.

Unternehmensberater genießen häufig keinen guten Ruf. Für gewöhnlich ist ihr Erscheinen mit Optimierungen verbunden und das um jeden Preis – gern auch mit Personalabbau. Zumindest scheint es so aus Sicht der Mitarbeiter.

Wenn Sie sich also entscheiden haben, Sie auf die Expertise eines externen Beraters bei der Einführung Ihrer neuen Projektmanagement-Software zu verlassen, machen Sie ihn zum Teil Ihres Teams. Stellen Sie ihn vor Ort vor und binden Sie ihn in entsprechende Abteilungsmeetings ein. Wichtig ist, dass er ein offenes Ohr für Ihre Kollegen hat und darauf eingeht.

So gewährleisten Sie auch, dass das Ergebnis – die endgültige Software – am besten zu Ihren Anforderungen passt. Nicht nur die Ihres Unternehmens, sondern auch zu denen der Mitarbeiter. Gerade bei rollenbasierten Aufgaben ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter seine Aufgaben bestmöglich erfüllen kann. Und dafür muss der Berater natürlich die Aufgaben vorher bis ins Detail kennen.

Je transparenter Ihr Unternehmen und die Funktionen Ihrer Abteilungen und Kollegen für den externen Berater am Ende sind, umso individueller wird Ihre Software-Lösung. Für Sie ist das eine einzigartige Chance, Ihre Dienstleistungen noch besser auf Ihre Kunden abzustimmen. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen.

 

Fazit: Gemeinsam meistern Sie die Einführung Ihrer Projektmanagement-Software

Ein Projektmanagement-System ist nicht bloß irgendeine Software. Sie durchdringt das ganze Unternehmen, alle Abteilungen und alle Geschäftsprozesse. Portfolio- und Projektmanagement-Software verändert interne Abläufe und die Dynamik Ihrer gesamten Organisation. Und das zum Besseren, wie die Erfahrung lehrt.

Das klappt aber nur, wenn Ihr Team mit an Bord ist und hinter dieser Entscheidung steht. Stellen Sie Ihre Kollegen deshalb auf keinen Fall vor vollendete Tatsachen und erwarteten Sie dann ergebene Akzeptanz. Tun Sie stattdessen alles, um ihre Zustimmung zu bekommen – vom ersten Moment an – und beziehen Sie jeden einzelnen von Beginn an in das Projekt mit ein. Denn zu einem erfolgreichen Projekt gehört immer ein gutes Team.

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