Perfekte Ressourcenplanung. How-to statt Hau-zu.

20. Februar 2019 | Rainer Stoll

Wann können wir eigentlich beim Kunden sein und den Auftrag erledigen? Und wer erledigt ihn eigentlich? Kann der das überhaupt? Gebe ich den Job lieber in Abteilung A oder Abteilung B? Hat da denn jemand die nötigen Skills? Und was, wenn jemand ausfällt? Sind die nicht eh alle in Urlaub?

Entschuldigen Sie bitte. Ich eskaliere.

Aber das ist die Crux mit der Ressourcenplanung im Projektmanagement. Wer vorher nicht alles bedenkt, kommt nachher schnell mal ins Straucheln.

Wie sieht sie aber nun aus, die perfekte Ressourcenplanung in der Projektplanung? Das kann ich nicht pauschal beantworten. Aber das erwarten Sie wahrscheinlich auch gar nicht von mir. Schließlich hängt sie von Art und Größe eines Projektes, vom Timing, von der Einsatzdauer einer Ressource und vielem mehr ab.

Was ist eigentlich Ressourcenplanung?

Fangen wir doch einfach einmal bei den Basics an. Was ist denn überhaupt Ressourcenplanung? Jeder Projektmanager, der etwas auf sich hält, sollte bei der Planung seines Projektes nicht nur darauf achten, ob genug Ressourcen zur Verfügung stehen – also auf die eigentlichen Kapazitäten – sondern auch, ob diese Kapazitäten auch die Anforderungen erfüllen können. Bei Mitarbeitern heißt das konkret: Sind nicht nur genug Mann an Bord, sondern verfügen diese auch über das entsprechende Wissen und die Kapazitäten, die Herausforderungen zu lösen?

Klingt einleuchtend, nicht wahr?

Wird aber schon in dem Moment komplexer, wenn einem gewahr wird, dass nicht nur die eigenen Kollegen Ressourcen sein können, sondern auch externe Dienstleister. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie müssen für die Durchführung eines Projektes einen Übersetzer buchen. Er kommt zu Ihnen in die Agentur, um im laufenden Betrieb Texte zu übersetzen. Schlau mitgedacht, denn so kann er bei Unklarheiten direkt die Verfasser befragen und seine Arbeit besser verrichten.

Aber an welchen Arbeitsplatz setzen Sie ihn?

Erwischt.

Zugegeben, kein alltägliches Beispiel. Aber es illustriert doch eines sehr schön: Alles, was nur in begrenztem Maße verfügbar ist, ist eine Ressource. Und will eben bei der Ressourcenplanung berücksichtigt werden.

Ach, ich mach das mit Excel.

Wie eine optimale Ressourcenplanung aussieht, sieht wohl jeder Projektleiter anders. Anders kann ich mir zumindest nicht erklären, warum heute Tools wie Excel so gern (und umständlich und zweckentfremdet) eingesetzt werden.

Doch hier liegt, wie man so schön sagt, der Hund begraben. Gerade Excel ist nun einmal nicht dafür gedacht, Ressourcenplanung innerhalb eines Projektes zu betreiben. Und auch eben immer nur so gut wie sein Nutzer. Ungenauigkeiten in der Planung und uneinheitlichen Methoden sind leider weiterhin die Regel im Projektmanagement-Alltag.

Das Resultat: Projekte, die am Anfang glatt laufen. Doch dann reicht eben schon eine kleine Abweichung und das Kartenhaus stürzt ein. Die betriebswirtschaftliche Wahrheit: Nachbessern ist teurer als Vorbeugen. Soweit sollten wir es also nicht kommen lassen.

Ressourcenplanung – so geht‘s.

Wie so oft steckt die wesentliche Arbeit bei der Ressourcenplanung  am Anfang. Hier müssen Sie Stamm- und Bezugsdaten, alle Ressourcen mit Ihren Kapazitäten und Fähigkeiten sauber anlegen.

Für Ihre Mitarbeiter müssen Sie erfassen:

  • die Arbeitszeitmodelle
  • die fachliche Eignungen
  • grobe Unterteilungen in Projekt- und Linientätigkeiten
  • Feiertage und Urlaube
  • eventuelle Krankheitstage und sonstige Ausfallzeiten

Herzlichen Glückwunsch! Wenn Sie diese Daten erst einmal im System haben, ist es schon um ein Vielfaches leichter, die richtigen Ressourcen Ihres Projektes einzuplanen!

In der unmittelbaren Projektplanung werden alle benötigten Ressourcen auf die verschiedenen Teilaufgaben beziehungsweise Stufen des Projekts eingeplant. Dabei erhält jede Aufgabe eine zeitliche Dauer und einen voraussichtlichen Arbeitsaufwand.

Wenn Sie Ressourcen zuweisen, sollten Sie in Grobplanung und Detailplanung unterscheiden. So können Sie erst einmal das Wichtigste einkalkulieren und in die Details gehen, wenn der entsprechende Einsatz näher rückt. So vermeiden Sie große Änderungen über den kompletten Projektablauf.

Die konkrete Terminplanung erfolgt dann mit einem festgelegten Vorlauf, damit alle Beteiligten rechtzeitig informiert sind.

 

Mit der richtigen Software gelingt auch Multi-Projektmanagement.

Wenn Sie die Ressourcenplanung abgeschlossen haben, erhalten Sie eine Übersicht über die Belegung aller Ressourcen: den Belegungsplan.

Nutzen alle Projektleiter in Ihrem Unternehmen das gleiche Tool, ist sichergestellt, dass die Plansicht für jeden jederzeit aktuell ist. So ist jeder Projektmanager immer über alle Ressourcen und Schritte des Projektes informiert. Und kann somit auch bei etwaigen Engpässen umdisponieren.

Rückmeldungen zum fortlaufenden Projektstatus erfolgen über ein entsprechendes Tool. Bei Projektmitarbeitern ist das oft eine Wochenrückmeldung, bei Servicemitarbeitern geschieht dies meistens vorfallsbezogen. Kollegen aus dem Support werden wiederum ihre abgearbeiteten Tickets verbuchen. Dies kann am Desktop – oder im Fall des Servicemitarbeiters – oft sogar per Smartphone-App geschehen.

Wenn diese Informationen dann zentral in einer Datenbank zusammenfließen, schafft das die Grundlage für ein erfolgreiches Multi-Projektmanagement.

Entstehen bei der Planung eines Projektes Konflikte oder Überbelastungen, kann direkt gehandelt werden – denn die Information ist ja jedem Projektleiter in der Ressourcenplanung zugänglich. Er kann also rechtzeitig adaptieren, wechseln oder auf externe Ressourcen umsatteln.

 

Transparenz, Transparenz, Transparenz.

Ich denke, der wichtigste Punkt in der Ressourcenplanung eines Projektes ist und bleibt die Transparenz. Fähigkeiten, Skills, Verfügbarkeiten etc. müssen transparent sein. Prozesse und Timings ebenfalls.

Hierfür sind moderne IT-Lösungen notwendig, die die Kommunikation zwischen Projektleitern und -mitarbeitern ermöglichen. Ein ständiger Fluss aus Rückmeldungen ist das A und O in der Ressourcenplanung und einfach unerlässlich.

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