Wollen wir mit einer erschreckenden Zahl anfangen? In über 80% der Betriebe, die in Deutschland professionelle Projektarbeit anbieten, werden die Zeit- und Terminpläne in der Vertriebsphase nicht gegen die Realitäten geprüft. Es ist also immer noch die Regel, das Angebote mit Terminzusagen versehen werden, von denen nicht absehbar ist, ob diese auch eingehalten werden können. Eine professionelle Ressourcenplanung bildet die Basis für erfolgreiche Projekte und beginnt aber bereits vor der Auftragserteilung. Dabei bindet die Ressourcenplanung alle Abteilungen eines Unternehmens ein. Eine gute Planung muss verbindliche Antworten liefern, um Kunden Auftragstermine zuzusagen, Materialanlieferungen mit möglichst geringer Kapitalbindung ermöglichen, die richtigen Mitarbeiter mit dem richtigen Wissen zur richtigen Zeit am richtigen Ort versammeln und natürlich auch alle betrieblichen Belange wie Auslastungsspitzen, Urlaubsplanungen und andere Abwesenheiten berücksichtigen. Doch wie funktioniert eine verlässliche Ressourcen- und Personaleinsatzplanung? Und welche Rolle kann Projektmanagementsoftware dabei spielen?
Insbesondere im Multiprojektmanagement wird die Ressourcenplanung zur Herausforderung. Wichtige Schlüsselkräfte verfügen über Spezialwissen und müssen daher möglichst effizient geplant werden. Terminverschiebungen in einzelnen Projekten oder unvorhergesehene Ereignisse können schnell ganze Unternehmen in Liquiditätsengpässe bringen und damit weit mehr als nur einen Projekterfolg gefährden. Und wer vorher nicht alles bedenkt, kommt nicht nur nachher schnell ins Straucheln. Er wird auch nicht in der Lage sein auf kurzfristige Ereignisse in korrekter Form zu reagieren.
Gibt es die perfekte Ressourcenplanung im Projektmanagement eigentlich? Der Betriebswirt sagt ja und schaut auf das Kalkulationsmodell. Die Realität sagt nein - weil Menschen keine Zahlen sind. Der Anbieter von Projektplanungssoftware sagt: "Aber annähern dürfen wir uns doch beiden Welten."
Was ist denn überhaupt Ressourcenplanung? Jeder gute Projektmanager wird bei der initialen Planung eines Projektes nicht nur darauf achten, ob genug Ressourcen zur Verfügung stehen – also auf die eigentlichen Kapazitäten – sondern auch, ob diese Kapazitäten auch seine fachlichen Anforderungen erfüllen können. Bei Mitarbeitern heißt das konkret: Es geht nicht nur darum über genügend Personalkapazität zu verfügen, sondern diese Mitarbeiter benötigen auch das entsprechende Wissen, um die Herausforderungen zu lösen.
Was aber, wenn das notwendige Know-How nicht im Unternehmen vorhanden ist?
Dann sind nicht nur die eigenen Kollegen Ressourcen, sondern auch der externe Dienstleister, den der Projektleiter benötigt. Im einen Fall kennen sie die Kapazität. Kollege Maier mit den exzellenten Programmier-Skills nimmt ja schon aus Eigenschutz nicht mehr als 30 Stunden Arbeit die Woche an. Er weiß ja, dass der Rest seiner Zeit mit Linientätigkeiten gefüllt wird. Seine Kapazität ist endlich. Ihre Dienstleister hingegen sind mannigfaltig, austauschbar und damit dem Wettbewerb ausgesetzt. Hier können Sie also gegen unbegrenzte Kapazitäten planen. Dies mag zwar Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit des Projektes haben, aber darüber reden wir mal an anderer Stelle.
Und an welchem Arbeitsplatz setzt Programmierer Maier seine ganzen zugebuchten Freelancer? Sie sehen, auch Arbeitsmittel wollen in der Ressourcenplanung berücksichtigt werden.
Also: Alles, was nur in begrenztem Maße verfügbar ist, nennen wir eine Ressource. Und diese will eben in der Ressourcenplanung berücksichtigt werden.
Eine einfache Personal-Ressourcenplanung mag man ja noch im Excel abbilden können. Anders kann ich mir zumindest nicht erklären, warum viele Projektleiter immer noch auf einfache Tools, wie es Excel nun einmal ist, setzen.
Doch hier liegt, wie man so schön sagt, der Hund begraben. Gerade Excel ist nun einmal nicht dafür gedacht, Ressourcenplanung innerhalb eines Projektes zu betreiben. Und auch eben immer nur so gut wie sein Nutzer. Ungenauigkeiten in der Planung und uneinheitlichen Methoden sind damit leider weiterhin die Regel im Projektmanagement-Alltag.
Das Resultat: Projekte, die am Anfang glatt laufen. Doch dann reicht eben schon eine kleine Abweichung und das Kartenhaus stürzt ein. Noch so eine Wahrheit: Mehr als 90% der Anwender von MS Project planen ihre Projekte ohne konkrete Ressourcenzuweisung. Damit entstehen zwar optisch schöne Pläne, aber leider haben diese in der Praxis sehr selten etwas mit der Realität zu tun. Die betriebswirtschaftliche Wahrheit: Nachbessern ist teurer als Vorbeugen.
Eine professionelle Ressourcenplanung besteht also eigentlich nicht nur aus der konkreten Zuweisung von Kapazitäten in ein Projekt. Sie findet permanent im Hintergrund statt und spiegelt zu jeder Zeit die Realität wider. Diese wichtige Aufgabe kann und sollte man heute nicht mehr ohne entsprechende geeignete Software vornehmen, einfach weil uns der Computer beim Berücksichtigen einer Vielzahl von Einflussfaktoren schlicht überlegen ist. Nehmen wir nochmal Kollege Maier, wenn er sich krank meldet, mögen davon nicht nur die aktuellen fünf Projekte betroffen sein, die er eigentlich diese Woche abarbeiten wollte. Der zeitliche Verzug kann auch Auswirkungen auf eigentlich erst in vier Wochen anstehende Aufgaben haben. Wer wollte das zuverlässig manuell ermitteln, wer hat diese Art der Personalplanung in seinem Excel-Sheet wirklich berücksichtigt. Und dennoch schicken viel zu viele Unternehmen ihre wertvollsten Ressourcen immer noch ungenügend ausgestattet in diese Welt. Kennen Sie eine Tiefbaufirma, die ihre Baggerfahrer nur mit Klappspaten ausstattet? Eben. Legen Sie also Excel beiseite und machen Sie sich auf die Suche nach einer geeigneten Projektplanungssoftware, wie z.B. Collinor.
Nur wer alle Stamm- und Bezugsdaten seiner Ressourcen, also die zeitlichen Kapazitäten und jeweiligen Fähigkeiten, geordnet verwalten kann, ist überhaupt in der Lage eine ordentliche Personalplanung vorzunehmen.
Für den Personalstamm umfassen diese also
Wer diese Grunddaten sauber verwalten möchte, wird den Nutzen einer professionellen Softwarelösung bereits kennen. Und dennoch, um die richtigen Ressourcen Ihres Projektes zu planen, bedarf es noch etwas mehr. Kapazitäten ändern sich in Echtzeit. Wer verlässliche Planungsergebnisse wünscht, muss also diese kapazitiven Änderungen auch jeweils in Echtzeit erfassen. Hierzu bedarf es also einer Personalzeiterfassung, die neben dem Betriebskalender eben auch eine Urlaubsplanung und Abwesenheitsverwaltung beinhaltet. Diese muss dann auch noch um eine Sachanlagen- und Bestellsteuerung ergänzt werden, wenn man wirklich alle Einflussfaktoren berücksichtigen möchte.
In der unmittelbaren Projektplanung werden alle benötigten Ressourcen auf die verschiedenen Teilaufgaben beziehungsweise Stufen des Projekts eingeplant. Dabei erhält jede Aufgabe eine zeitliche Dauer und einen voraussichtlichen Arbeitsaufwand.
Wenn Sie Ressourcen zuweisen, sollten Sie in Grobplanung und Detailplanung unterscheiden. So können Sie erst einmal das Wichtigste einkalkulieren und in die Details gehen, wenn der entsprechende Einsatz näher rückt. So vermeiden Sie große Änderungen über den kompletten Projektablauf.
Die konkrete Terminplanung erfolgt dann mit einem festgelegten Vorlauf, damit alle Beteiligten rechtzeitig informiert sind. Professionelle Softwarelösungen bieten hierzu die Planung in unterschiedlichen Phasen und einen Lifecycle-Workflow des Projektes, der auch auf entsprechende Zeitfortschritte hinweist.
Wenn Sie die Ressourcenplanung ihres Projektes abgeschlossen haben, erhalten Sie nicht nur einen Projektplan. Im Hintergrund hat die Projektmanagement-Software auch direkt die Übersicht über die Belegung aller Ressourcen angepasst: den Belegungsplan.
Nutzen nun alle Projektleiter in Ihrem Unternehmen das gleiche Tool, ist sichergestellt, dass die Plansicht für jeden jederzeit aktuell ist. So ist jeder Projektmanager immer über alle Ressourcen und Schritte seines Projektes informiert. Und kann somit auch bei etwaigen Engpässen, die als Folgeauswirkung eines anderen Projektes entstehen, einfach umdisponieren.
Rückmeldungen zum fortlaufenden Projektstatus erfolgen über eine entsprechende Projektzeiterfassung. Auch hier gilt, dass nicht die Funktion alleine eine Auswahl beeinflusst. Viel wichtiger ist, dass für den jeweiligen Kollegen auch eine für die Aufgabe geeignete Sicht angeboten wird. Bei Projektmitarbeitern ist das oft eine Wochenrückmeldung, bei Servicemitarbeitern ist die zeitliche Aktualität viel relevanter und somit wird einsatzbezogen zurückgemeldet. Kollegen aus dem Support werden wiederum ihre abgearbeiteten Tickets verbuchen und diese mit einem Zeitstempel versehen. Auch die Wahl des Endgerätes verändert sich - heute verbuchen immer mehr Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten mit einer entsprechenden Smartphone-App.
Wenn diese Informationen dann zentral in einer Projektmanagement-Software zusammenfließen, schafft das die Grundlage für ein erfolgreiches Multi-Projektmanagement. So können bei der Planung eines Projektes Konflikte oder Überbelastungen direkt erkannt werden – denn die Information ist ja jedem Projektleiter in der Ressourcenplanung zugänglich. Er kann also rechtzeitig adaptieren, wechseln oder auf externe Ressourcen umsatteln.
Und für die betriebliche Organisation hat das nicht nur den angenehmen Effekt, das sich alle Mitarbeiter in geplanten Welten bewegen. Da auch die abrechnungsrelevanten Informationen zentral zusammenlaufen kann eine gute Projektmanagement-Software zumeist auch einen direkten Beitrag für eine höhere Produktivität der Projektorganisation leisten.
Ich denke, der wichtigste Punkt in der Ressourcenplanung eines Projektes ist und bleibt die Transparenz. Fähigkeiten, Skills, Verfügbarkeiten etc. müssen transparent sein. Prozesse und Timings ebenfalls.
Hierfür sind moderne IT-Lösungen notwendig, die die Kommunikation zwischen Projektleitern und -mitarbeitern ermöglichen. Ein ständiger Fluss aus Rückmeldungen ist das A und O in der Ressourcenplanung und einfach unerlässlich.
Weitere Infos gefällig? Unser Web-Seminar zu Nie wieder Engpässe: Ressourcenmanagement und -übersicht zeigt alle wichtigen Funktionalitäten zur Ressourcenverwaltung in Collinor. Einen ersten Überblick über die Möglichkeiten finden Sie bereits in unserer Übersicht zu der Funktion Ressourcenplanung.