Kein Mensch braucht Multiprojekt-
oder Portfoliomanagement-
Software!

11. Oktober 2018 | Rainer Stoll

Gleich vorweg: Natürlich glauben wir das nicht. Aber aus unserer täglichen Erfahrung kennen wir eine Frage nur zu gut: Warum sollte ich eine Multiprojekt- und Portfoliomanagement-Software überhaupt einsetzen? Ehrlich gesagt wundert uns das. Als Projektdienstleister müssten die meisten von Ihnen die Antwort doch kennen. Aber vielleicht beschäftigt Sie diese Frage ebenfalls. Woran liegt das?

Wahrscheinlich geht es Ihnen wie den meisten unserer Interessenten und Kunden. In Ihrem Unternehmen gibt es eine riesige Anzahl von Projekten, Sie planen auf der grünen Wiese (ich wage es kaum auszusprechen: womöglich mit Excel!) und werden der Komplexität so langsam nicht mehr Herr.
Verständlich. Aber keine Sorge, Sie sind definitiv nicht allein. Es ist immer wieder überraschend, wie viele Unternehmen genau so arbeiten. Auch erfolgreiche. Aber ist das wirklich effizient? Ich möchte behaupten: nein!

Steigende Komplexität in der Projektmanagement-Rolle

In den vergangenen Jahren hat sich die Komplexität der Aufgaben in Unternehmen sehr stark gewandelt. Projekte sind nicht mehr Insellösungen einer einzelnen Person oder Abteilung. Fachwissen ist das Gebot der Stunde. Und deshalb werden Projekte unternehmensübergreifend abgewickelt. Sie sind oftmals integriert in zahlreiche Systeme und zu allem Überfluss auch noch mit abteilungsspezifischen Zielen.

Sie ahnen es schon: Spätestens an diesem Punkt wird es außerordentlich schwierig, ein Projekt zu managen. Wer hat wann wie viel Zeit? Wie ist der Stand überhaupt? Welches Budget wurde verbraucht? Was kostet das Projekt? Schnell sammeln sich dann haufenweise Excel-Sheets, Terminanfragen in Outlook, Meeting Minutes und dergleichen an. Wollen wir die Komplexität weiter erhöhen, so nehmen wir nicht nur ein Projekt, sondern setzen die Anzahl auf fünf. Im schlimmsten Fall gibt es zwischen diesen Projekten auch noch Beziehungen und Sie können mit Projekt 2 nicht weitermachen, bevor nicht ein wesentlicher Teil von Projekt 1 erledigt ist. Sie merken, worauf ich hinaus will? Oder sind Sie bereits beim Lesen ohnmächtig geworden?

Zu allem Überfluss arbeiten einige Mitarbeiter auch noch parallel an mehreren Projekten. Hinzu kommen die verschiedenen Projektlebenszyklen: von der Ideengenerierung, Ideenevaluierung, Portfolioplanung, Programmplanung, Projektplanung, Projekt-Controlling, Programm-Controlling, Portfolio-Controlling, Programmabschluss bis zum Projektabschluss.

Projektmanagement-Software als zentrale Anlaufstelle

Natürlich können Sie über Status-Meetings alle wichtigen Informationen zusammentragen. Die Zeitaufwände hierfür kennen Sie selbst am besten. Und sind wir ehrlich: In solchen Besprechungen wird meist über viel gesprochen. Aber wenig geredet. Mal Hand aufs Herz: Wie oft kamen Sie selbst schon aus dem Konfi und fragten sich, ob Sie wirklich dafür vom Schreibtisch aufgestanden sind?

Ich möchte das gar nicht weiter eskalieren (auch wenn ich das könnte). Ich möchte nur anmerken, dass genau hier der Nutzen einer Portfoliomanagement-Software ansetzt. Aber das haben Sie sich sicherlich bereits gedacht. Eine solche Software liefert Ihnen die Übersicht aller laufenden Projekte über ihren kompletten Projektzyklus, fasst sie in einem einzigen Programm zusammen und überwacht und steuert sie in Ihrem Portfolio.

Integration der Projektmanagement-Software in bestehende Systeme

Dabei haben wir noch gar nicht über die Integration in die bestehende Unternehmens-IT gesprochen. Eine Zusammenarbeit mit dem ERP-System ist äußerst hilfreich in Bezug auf Stammdaten, Kostenrechnung, Mitarbeiterverwaltung, Kunden, Lieferanten und Bestellungen. Richtig vernetzt liefert Ihnen die Software dann alles, was Sie brauchen, zum richtigen Zeitpunkt. Klar und strukturiert.

Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Kommunikation im Projekt beziehungsweise die Teamarbeit. Hierzu gehört, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind, wenn es um den Status und Fortschritt des Projekts geht.Idealerweise bietet die (Multi-)Projektmanagement-Software eine Schnittstelle für die gängigsten Collaboration-Tools wie Slack, Mattermost und Microsoft Teams an. Über Projekträume und die Volltextsuche haben Sie ihre Projektkommunikation somit vollständig im Griff und über alle Geräte hinweg erreichbar.

Womit wir bei dem Stichwort „Verfügbarkeit“ wären. In Unternehmen ist es heutzutage gang und gäbe, dass Teams global verteilt arbeiten oder Teile ihrer Arbeitszeit im Homeoffice erbringen.

Projektmanagement-Software: lokal oder in der Cloud? – Beides!

Spätestens an diesem Punkt stellt sich die Frage, ob man die Multiprojektmanagement-Software auch per Public- oder Private-Cloud verfügbar machen möchte. Selbstverständlich können Sie Collinor ebenfalls On-Premise bereitstellen oder eine Kombination aus beidem nutzen. Ein großer Vorteil von Collinor ist hier, dass die Anwendung problemlos skalierbar ist. Sollte Ihr Unternehmen überraschend schnell wachsen (wir wünschen und hoffen das für Sie), können Sie die Zahl der User beliebig erhöhen.

Die Rechte und Darstellungen der jeweiligen Nutzer können beinahe beliebig angepasst werden, sodass entsprechend der Rollen im Projekt auch nur die wichtigsten Punkte sichtbar sind und hiermit die Bedienbarkeit eindeutig in den Vordergrund gebracht werden kann.
Dadurch steigt die Akzeptanz unter den Nutzern und es entstehen keine Insellösungen, die den weiteren Aufbau der Schatten-IT befeuern.

Überblick im Projekt behalten

Für den Projektmanager stellen sich jedoch ganz andere Herausforderungen. Jedes Projekt generiert eine Vielzahl von Informationen:

  • Wer bearbeitet die Aufgabe?
  • Sind die Ressourcen verfügbar?
  • Wie ist der Fortschritt?
  • Wird alles so erledigt wie gewünscht?
  • Liegen alle erforderlichen Informationen vor?
  • Wird die Aufgabe rechtzeitig abgeschlossen sein?

Mit Sicherheit kennen Sie als Projektmanager das Problem, dass diese Informationen auch noch über die unterschiedlichsten Kanäle einströmen. E-Mails, Chat-Nachrichten, Post-its, Telefonate, ja sogar Gespräche am Kaffeeautomaten – die Kommunikationswege sind vielfältig.

Mit Collinor haben sie die Antworten auf diese Fragen an einer zentralen Stelle, sozusagen an Ihrem Single Point-of-Truth. Aus dieser Kommandozentrale heraus erhalten Sie nicht nur alle Projekte in der Übersicht, sondern können sich einen Gesamtblick über das komplette Projektportfolio Ihres Unternehmens verschaffen.

Berichtswesen aus der Projektmanagement-Software heraus

Dank der in Collinor vorhandenen Datenbasis können entsprechende Berichte für das Management auf Knopfdruck erstellt und versendet werden.So bleiben sowohl das Team, als auch das Management jederzeit informiert. Ihr individuelles Reporting und Controlling erhalten Sie bequem aus Collinor heraus. Sie sehen also, dass eine Projektportfolio-Software Sie in Ihrer täglichen Praxis unterstützt, die Effizienz erheblich steigert und vor allem Transparenz schafft. Mühevolles Zusammensuchen aller relevanten Informationen entfällt und Sie finden alles an einem Platz.

Größerer Erfolg dank Projektmanagement-Software

Und dabei haben wir noch gar nicht von den damit verbundenen Projekterfolgen gesprochen, die sich durch den Einsatz einer solchen Lösung ergeben. Dank der klar definierten Kommunikation, die sich aus dem Einsatz einer Projektportfolio-Software ergibt, verbessern sich die Erfolgsquoten der Projekte erheblich. Das PMI hat hierzu Zahlen veröffentlicht, die dies eindeutig belegen:

  • Ziele wurden zu 80 % erreicht (statt 52 %)
  • Termine wurden zu 71 % gehalten (statt 37 %)
  • Budgets wurden zu 76 % eingehalten (statt 48 %)

Dass das wirklich so ist, beweist eine Kundenmeinung, die mir neulich zugetragen wurde: „Collinor ist ein ausgeklügeltes System, das Zeit und Geld spart. Die vergleichsweise kleine Investition hat sich angesichts der riesigen Budgets, die wir hier bewegen, schon längst zigfach amortisiert.“ So sieht es Ralf Sünkel, Teamleiter Produktinnovationen und Projekte Division Auto, ThyssenKrupp Steel AG.

Sie sehen also, dass eine ausgeklügelte Projektportfolio-Software das Leben als Projektmanager und PMO erheblich erleichtern kann.

Möchten Sie mehr über unsere Projekt- und Portfoliomanagement-Software erfahren? Dann melden Sie sich einfach bei uns. Wir helfen Ihnen gern weiter.

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