Collinor Multiprojektmanagement -
Nutzen und Benutzergruppen

Ausgereifter Funktionsumfang, intelligente Features und enorme Flexibilität – der Nutzen der Collinor-Software geht weit über die klassischen Projekt- und Portfoliomanagement-Lösungen hinaus.

Vom operativen Projekt- und Ressourcen-Management bis hin zur strategischen Portfolio- und Ressourcenplanung und -optimierung – mit Collinor können Unternehmen vom ersten Tag an Projekte effektiver planen und überwachen sowie Ressourcen optimal einsetzen.

Collinor wird individuell an den jeweiligen Bedarf des Unternehmens angepasst und lässt sich vollständig in die bestehenden Softwarelandschaft (v.a. SAP) integrieren.

Projektleiter

Der Projektleiter legt im Projektportal von Collinor den Plan für einzelne oder mehrere Projekte an und disponiert die notwendigen Ressourcen und Sachkosten. Ressourcen können direkt eingeplant oder über Genehmigungsprozesse gemäß der gewünschten Skills beantragt werden. Die Auslastung und Verfügbarkeit ist in Echtzeit sichtbar. Auf Basis der hinterlegten Kostensätze erstellt Collinor eine detaillierte Budget- und Mittelabflussplanung, die in den Projektantrag übernommen wird.

Alle Projektvorlagen können individuell angepasst werden, mit wenigen Mausklicks werden so komplexe Projektpläne erzeugt.

Nach der Projekt- und Ressourcen-Genehmigung kann der Projektleiter das Projekt freigeben. Die Projektmitarbeiter melden ihren Arbeitsfortschritt, den erwarteten Fertigstellungstermin und Kosten. Aus ERP-Systemen wie beispielsweise SAP können Sachkosten übernommen oder eine Bestellung in Collinor ausgelöst und an SAP übergeben werden.

 

So ist der Projektleiter kontinuierlich über den Projektfortschritt, die erwarteten Kosten und das offene Budget informiert. Er kann per Knopfdruck in der Projektmanagementsoftware Statusberichte erzeugen oder sich Meilensteine abnehmen lassen.

Alle relevanten Dokumente werden direkt in der Projektakte abgelegt. Damit neben dem Projektleiter auch Fachabteilungen oder externe Ressourcen Teile eines Projektes eigenständig planen können, werden ihnen hierfür Schreibrechte gegeben. Große Projekte und Multiprojekte lassen sich in Hauptprojekte und beliebig viele Teilprojekte mit eigenem Projektleiter und Lieferbeziehungen zueinander aufteilen.

Der Projektabschlussbericht wird per Workflow an den oder die Verantwortlichen gesendet.

Ressourcenverantwortliche

Was Sie brauchen. Wenn Sie es brauchen. Nichts ist in einem Projekt wichtiger als die Ressourcen. Ist Mitarbeiter X verfügbar? Hat er die nötigen Kenntnisse? Ist Konfi Y morgen für eine Telko frei? Können wir einen Beamer nutzen? 

Egal ob in einem einfachen oder in einem Multiprojekt – rundlaufen sollte es immer. Denn das spart Zeit, Aufwand und Kosten. Dafür müssen auch alle Ressourcen durchgetaktet und verfügbar sein. Mit Collinor verlassen Sie sich nicht länger auf handschriftliche Listen oder Zurufe in letzter Minute. Stattdessen können Sie alles von Anfang an in einer einzelnen Software durchplanen.

Der Ressourcenverantwortliche erhält einen detaillierten Überblick über die Ressourcenauslastung. Auf Wunsch in einer einzelnen Abteilung oder über die komplette Organisation hinweg. Mit nur einem Knopfdruck können unterschiedlichste Auswertungen erstellt und Bedarfsmittelplanung für die Ressourcen vorgenommen werden.

 

Bei einer Ressourcenanfrage werden alle passenden Kandidaten nach Skill-Erfüllung und Verfügbarkeit angezeigt und können direkt genehmigt und für ein Projekt eingeplant werden. Das macht das Projektmanagement überschaubarer und vermeidet zeitliche Zusammenstöße. 
Automatische Ressourcenoptimierung, Was-wäre-wenn-Szenarien oder Simulationen bei konkurrierenden Anfragen sind weitere wertvolle Hilfen für den Ressourcenverantwortlichen. So hat er immer alles im Blick und kann sich auf das Wesentliche konzentrieren: das effiziente Arbeiten. 

 

Top-Management/Portfoliomanager

Bewahren Sie den Überblick. Im Management-Portal von Collinor wird die komplette Projektlandschaft entsprechend Ihrer Portfolios dargestellt.

Die praktischen Cockpit-Ansichten der Software sind dabei nicht nur übersichtlich und schnell erfassbar. Darüber hinaus können Sie sie individuell definieren und so alles Wichtige immer im Auge behalten. Balanced Scorecards, Produkt-Roadmaps, verdichtete Aussagen über Budgets oder Ressourcenauslastung sind nur einige Beispiele, die Ihnen die Arbeit erleichtern. 

Mit Collinor können einzelne und Multiprojekte klassifiziert werden. Anhand von frei definierbaren Parametern wird eine Rangliste ermittelt. Top-down- oder Bottom-up-Planungen hinsichtlich Budget und Ressourcen helfen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

 

Mit Hilfe einer Vielzahl unterschiedlicher Simulationsmöglichkeiten – Was-wäre-wenn-Szenarien mit beliebigen Varianten – kann das gesamte Portfolio oder nur einzelne Projekte inklusive aller relevanten Parameter in einer geschützten Simulationsumgebung variiert werden.

Die Auswirkungen von diversen Maßnahmen wie zum Beispiel Kurzarbeit, Budgetkürzungen oder Projektverschiebungen lassen sich so mit wenigen Mausklicks simulieren und antizipieren. Auf diese Weise können Lösungsvarianten sehr leicht erarbeitet und damit die komplette Projektlandschaft optimiert werden.

Auch praktisch: Über eine To-do-Liste werden User innerhalb der Projektmanagement-Software über ihre anstehenden Aufgaben informiert und können diese direkt in Angriff nehmen, beispielweise, wenn ein Projekt genehmigt oder ein Abschlussbericht akzeptiert werden muss. 

 

Projektmitarbeiter

Bei Ihren Projektmitarbeitern muss jeder Arbeitsschritt sitzen, damit ein Projekt erfolgreich zu Ende gebracht werden kann. Collinor Projekt- und Portfoliomanagement unterstützt Sie dabei mit zahlreichen praktischen Funktionen und flexiblen Prozessdefinitionen. 

So erhält beispielsweise jeder Projektmitarbeiter seine persönliche Übersicht über die mit ihm geplanten Projekte. Sie enthält eine übersichtliche Timeline und gegebenenfalls weiterreichende Hinweise oder von ihm auszufüllenden Dokumente. Damit ist er immer up-to-date und weiß jederzeit, welche Schritte als nächstes anstehen.

 

Auch die Aufwandsabrechnung ist kinderleicht. Geleistete Stunden werden im System erfasst und können gegen eine Produktivzeit laut Zeitsystem validiert werden.

Detailinformationen zu jedem Arbeitspaket – zum Beispiel Start, Ende, geplanter Aufwand, aktueller Ist-Aufwand, offener Aufwand bis hin zum kompletten Projektplan inklusive Projektakte und Arbeitsanweisungen – lassen sich einsehen. 

Mit Hilfe von Vorlagen in Word, Excel und PowerPoint können wichtige Dokumente wie ein Statusbericht innerhalb der Projektmanagement-Software per Knopfdruck erstellt werden. Die jeweiligen Items darin werden automatisch mit den in Collinor gespeicherten Projektdaten gefüllt. Auch Linientätigkeit und geplante Urlaube können detailliert erfasst werden. Und das alles in einer einzelnen Software. 

 

Projekt-Management-Office

Die integrierte Geschäftsprozessmodellierung von Collinor ermöglicht es dem PMO, die eigenen Prozesse in den Workflow zu integrieren. So können beispielsweise spezielle Genehmigungsschritte oder das Vorgehen bei Budgetüberschreitungen definiert und überwacht werden.

In der Eskalationsverwaltung werden Eskalationen nach frei definierbaren Parametern erzeugt. Diese steuern komplexe Workflows, E-Mail-Benachrichtigungen oder den Ampelstatus – sei es für einzelne oder Multiprojektumgebungen. Basierend auf dem vorhandenen umfangreichen Funktionskatalog mit Standardeskalationen können Sie ganz einfach individuelle, unternehmensspezifische Eskalationsstufen definieren. 

 

Ein Berichtsgenerator ermöglicht das Erstellen von Berichten und beliebigen Auswertungen, die für das Management in den Cockpit-Sichten individualisiert aufbereitet werden. Bestehende Berichte z. B. auf Basis von Excel, Word oder PowerPoint können als vordefinierte Vorlagen in Collinor integriert und automatisch mit den gewünschten Informationen befüllt werden.

Damit wird Ihr Projekt-Management-Office zur effizienten und strukturierten Schaltzentrale für alle Projekte.

 

Partner, Kunden, Lieferanten

Auch Partner, Kunden und Lieferanten können problemlos und nach Bedarf in Collinor eingebunden werden. Unsere Portfolio- und Projektmanagement-Software bietet Ihnen im Rahmen Ihres Projektmanagements zum Beispiel eine praktische Partnerverwaltung. 

Hier erfassen Sie Adressdaten und weiterführende Informationen wie Stamm- und Verwaltungsdaten zu Ihren Kunden, Partnern, Lieferanten und Dienstleistern.

Ebenso können Sie hier Mitarbeiter eines Partners als Ressourcen im System anlegen und sie so in Ihre Projekte einplanen. Über die Timesheet-Funktion haben dann auch Externe die Möglichkeit, geleistete Ist-Stunden zu erfassen.

 

Je nach Rechtevergabe in der Collinor Projekt- und Portfoliomanagementsoftware können diese Partner, Lieferanten und Kunden dann auch planerische Aufgaben übernehmen – natürlich mit Rechten und Ansichten, die in der Regel deutlich eingeschränkt sind.

Projekte, die Sie mit Ihren Partnern durchführen, können Sie ebenfalls ganz einfach auswerten – ganz so, wie Sie es innerhalb Ihres Unternehmens tun. Das sorgt für eine ordentliche und transparente Projektabwicklung auf allen Stufen.

 

Optimale Projekt-Planung und Umsetzung

Unternehmen, die Collinor einsetzen, können ihre Projekte – Budget, Zeit und Ressourcen – optimal planen und realisieren. Alle an einem Geschäftsprozess beteiligten Objekte in einem Unternehmen lassen sich in ihren Zusammenhängen darstellen und gemäß existierenden Geschäftsregeln in Echtzeit planen, steuern und überwachen. Verschiedene Lösungsszenarien können unter Berücksichtigung unterschiedlichster Parameter entwickelt werden.

 

Effektives Portfolio-Management

Collinor bietet weitreichende Simulationsmöglichkeiten, ein umfangreiches Ressourcenmanagement, detaillierte Kosten- und Budgetverfolgung sowie die Anbindung an ERP-Systeme wie z. B. SAP. Diese Eigenschaften machen Collinor zu einer unverzichtbaren Lösung in anspruchsvollen Multiprojektumgebungen. Unternehmen können ihr Portfolio optimieren, Projekte effektiver planen und realisieren, Marktpotenziale schneller erschließen und dadurch ihren ROI verbessern. Weitere Informationen über die Einführung und den erfolgreichen Betrieb von Collinor finden Sie im Anwendungsbericht der ThyssenKrupp Steel AG. Zu den Kunden von Collinor gehören kleinere und mittelständische Unternehmen bis hin zu international tätigen Konzernen mit anspruchsvoller bis sehr komplexer Multiprojektmanagement-Umgebung – ThyssenKrupp Steel AG, Zehnder Group AG, LAS GmbH, Collogia Unternehmensberatung AG vertrauen auf Collinor.

 

Collinor Software auf einen Blick

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